大型活動接待方案

時間：2023-02-20 12:34:13 方案我要投稿

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大型活動接待方案

　　為了確保工作或事情有序地進行，就需要我們事先制定方案，方案是在案前得出的方法計劃。那么優(yōu)秀的方案是什么樣的呢？以下是小編精心整理的大型活動接待方案，歡迎大家分享。

大型活動接待方案

大型活動接待方案1

　　一、活動目的：

　　為了加強公司員工的凝聚力，豐富公司文化生活，表達公司對員工節(jié)日的`關(guān)懷與問候，同時對20xx年工作進行總結(jié)、表彰先進。

　　二、活動主題：

　　20xx年工作總結(jié)和20xx年公司規(guī)劃，表彰先進

　　三、活動時間：

　　20xx年1月31日

　　7：30—9：00

　　四、活動地點：

　　公司餐廳

　　五、與會人員：

　　公司全體員工

　　六、活動主持人：

　　張軍偉

　　七、活動方案：

　　（一）會場布置：

　　負(fù)責(zé)人：行政后勤科：

　　橫幅標(biāo)題：江蘇CH有限公司20xx年度工作總結(jié)暨表彰大會

　　具體準(zhǔn)備：桌牌、照相機獎狀證書、筆記本電腦、音響、麥克風(fēng)、茶水、水果；

　　（二）總結(jié)和表彰大會

　　1、主持人宣布：宣讀會場紀(jì)律

　　2、主持人宣布：由公司總經(jīng)理致新年賀詞；

　　3、主持人宣布：請生產(chǎn)副總為我們作20xx年工作總結(jié)，大家熱烈歡迎

　　4、主持人宣布：請總經(jīng)辦主任宣讀20xx年度規(guī)劃

　　5、主持人宣布：請總經(jīng)辦主任宣讀員工表彰決定：

　　（1）對先進部門進行表彰：由王總進行頒獎，大家表示熱烈祝賀，由部門負(fù)責(zé)人發(fā)表獲獎感言（大約15分鐘）

　　（2）對先進個人進行表彰：由王總進行頒獎，大家表示熱烈祝賀，由獲獎?wù)甙l(fā)表獲獎感言（大約30分鐘）

　　（3）對特殊貢獻者進行表彰：由王總進行頒獎，大家表示熱烈祝賀，由獲獎人發(fā)表獲獎感言（大約15分鐘）

　　6、總經(jīng)理對大會進行會議總結(jié)；

　　7、主持人宣布：會議結(jié)束。

大型活動接待方案2

　　一、會議主題：

　　重慶肉協(xié)

　　肉牛產(chǎn)業(yè)研討會

　　長博集團

　　二、會議時間：

　　20xx年x月x日—20xx年x月x日

　　三、會議地點：

　　邀請函為準(zhǔn)

　　四、環(huán)境布置

　　（一）會場涉及區(qū)域

　　政府，茶海之心景區(qū)，長博生態(tài)產(chǎn)業(yè)園

　　五、會議內(nèi)容

　　第一板塊會議安排

　　（一）會議時間：20xx年x月x日下午

　　會議地點：現(xiàn)場及長博會議室

　　會議內(nèi)容：蒞臨鳳岡重慶長博生態(tài)產(chǎn)業(yè)園參觀并交流

　　（二）會議時間：20xx年x月x日上午8：:30-12:00

　　會議地點：政府會議中心（暫定）

　　會議內(nèi)容：

　　1)主持人介紹參會來賓，致辭。

　　2)縣政府領(lǐng)導(dǎo)致辭

　　3)介紹重慶長博生態(tài)產(chǎn)業(yè)園發(fā)展規(guī)劃

　　4)遵義市相關(guān)單位對遵義市肉牛現(xiàn)狀及發(fā)展做簡介

　　5)做專項研討

　　（三）會議時間：20xx年x月x日下午14:00-18:00

　　1)會議地點：政府會議中心（暫定）

　　2)會議內(nèi)容：專項討論

　　3)會議結(jié)束：致答謝辭

　　（三）會議場地布置：

　　1)多功能設(shè)備：電腦，投影儀設(shè)備

　　2)會議用品：會議記錄薄，筆，茶杯

　　（四）會后合影：

　　時間：在會議結(jié)束前，告知大家不要急于離場，按序下樓，在指定地點合影留念。

　　第二板塊餐飲，住宿安排

　　(一)20xx年x月x日晚宴時間：18:30

　　住宿地點：茶海之心酒店

　　(二)20xx年x月x日午餐時間：12:00-14:00

　　晚餐時間：19:30-20：30

　　住宿地點：茶海之心景區(qū)

　　(三)20xx年x月x日早餐時間：8:00

　　午餐時間：12:00

　　1)8：30-12:00參觀茶海之心景區(qū)

　　2)做好部分嘉賓回程工作

　　（三）晚宴方式：

　　1)圓桌形式，10人一桌

　　2)菜品：熱菜，涼菜，甜品

　　第三板塊交通接送

　　1駕駛組應(yīng)全力配合綜合協(xié)調(diào)組

　　1)駕駛組負(fù)責(zé)嘉賓接送（及時對嘉賓的行程跟蹤）

　　2)嘉賓回程安排：根據(jù)嘉賓具體實際情況安排回程事宜（及時對嘉賓的行程跟蹤）

　　3)備用車輛準(zhǔn)備兩輛

　　第四板塊會議接待

　　（一）工作內(nèi)容

　　1、會議議程策劃：

　　2、編撰、印刷會議邀請函

　　3、機場、火車站等埠提供窗口接送機服務(wù)；

　　4、會議前期報名的接待、物品分發(fā)等；

　　6、協(xié)助酒店住宿、餐食服務(wù)等工作；

　　7、提供會議期間車輛的調(diào)配、服務(wù)工作；

　　8、提供機(車)票的訂購服務(wù)工作；

　　9、提供專業(yè)接待人員服務(wù)工作；

　　10、根據(jù)需要，提供其他公務(wù)活動服務(wù)工作；

　　（二）、組織機構(gòu)及職責(zé)

　　1、綜合協(xié)調(diào)組：以行政辦公室為組織核心展開工作

　　（1）負(fù)責(zé)總體接待方案的制定等文件編制工作；

　　（2）負(fù)責(zé)到會嘉賓信息收集、整理等對外聯(lián)系

　　（3）工作負(fù)責(zé)對外具體聯(lián)系落實與會嘉賓的初步行程、人數(shù)、往返時間。

　　（4）負(fù)責(zé)與本次會議全面對接工作；

　　（5）負(fù)責(zé)落實政府領(lǐng)導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)的接車輛安排；

　　（6）負(fù)責(zé)組織、牽頭一切有關(guān)接待工作的參與人員溝通、協(xié)調(diào)工作；

　　2、接待服務(wù)組

　　工作職責(zé)：駕駛組配合協(xié)調(diào)組

　　（1）負(fù)責(zé)嘉賓的接送工作。

　　（2）負(fù)責(zé)為與會嘉賓提供接待服務(wù)人員、住宿、餐飲、交通、內(nèi)部會議組織、考察游覽、等其他會議服務(wù)；

　　（3)根據(jù)嘉賓的實際情況，具體提供接送、車（機）票安排；酒店房間安排；參加會議活動的詳盡日程安排；嘉賓的其他公務(wù)活動和三餐的具體安排；會議期間車輛的`調(diào)配、機(車）票的訂購；接待服務(wù)人員的組織領(lǐng)導(dǎo)；

　　（4）負(fù)責(zé)協(xié)助嘉賓入住酒店之前的登記。（在接到嘉賓后，將事先準(zhǔn)備好的房間鑰匙登記名稱后，交給入住嘉賓，并送嘉賓進入房間，房間內(nèi)布置鮮花、茶歇、會議流程等）

　　3、會議現(xiàn)場保障組

　　工作職責(zé)：

　　（1）負(fù)責(zé)接待服務(wù)組的有關(guān)活動安排，如：會議現(xiàn)場拍照、會前投影儀調(diào)試、檢查會議資料是否到位、多媒體播放是否正常、速記安排、會議位置安排

　　（2）當(dāng)?shù)孛襟w邀請安排

　　（2）負(fù)責(zé)本組工作人員的一切后勤保障工作。

　　第五板塊內(nèi)部會議總結(jié)

　　會議時間：20xx年x月x日下午會議地點：長博生態(tài)產(chǎn)業(yè)園辦公樓會議室

　　會議內(nèi)容：對此次肉牛產(chǎn)業(yè)研討會做內(nèi)部工作總結(jié)

大型活動接待方案3

　　一、總則

　　1、為規(guī)范公司商務(wù)接待活動，在保證商務(wù)接待效果的前提下，加強商務(wù)接待費用控制，特制訂本方案。

　　2、商務(wù)接待工作是公司重要的對外窗口之一，參加接待的工作人員要遵守紀(jì)律，有禮有節(jié)、熱情大方，樹立公司的良好形象。

　　3、本方案規(guī)定了公司商務(wù)接待的管理職能、管理內(nèi)容與要求、檢查與考核，適用于公司的全部商務(wù)接待活動的管理。

　　二、管理職能

　　行政部是公司接待工作的管理部門，公司商務(wù)接待以及宴請用餐等均由行政部統(tǒng)一安排。

　　三、商務(wù)接待工作原則

　　1、以對等接待、各負(fù)其責(zé)、相互配合為原則。商務(wù)接待工作涉及面廣，必須堅持重點、兼顧一般，按照對等接待、各負(fù)其責(zé)、相互配合的原則，上下一致，齊心協(xié)力，共同做好接待工作。

　　2、規(guī)范高效、安全節(jié)儉、服務(wù)一流的原則。商務(wù)接待工作應(yīng)規(guī)范服務(wù)，提高辦事效率、熱情周到，視客情適度接待，提倡節(jié)儉，反對浪費，注重思想情感交流，不推諉扯皮，不應(yīng)付拖拉。

　　3、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、預(yù)算管理、嚴(yán)格控制的原則。按照公司商務(wù)接待標(biāo)準(zhǔn)，對各項商務(wù)接待費用實行預(yù)算管理，由行政部負(fù)責(zé)人根據(jù)核定的預(yù)算嚴(yán)格控制使用，商務(wù)接待費用原則上不得超過限額，如需追加預(yù)算，由總經(jīng)理另行審批。四、接待職責(zé)分工

　　1、接待工作是公司窗口式工作，對于塑造企業(yè)良好形象、實現(xiàn)公司經(jīng)營目標(biāo)，具有十分重要的意義。各相關(guān)部門及人員必須高度重視且規(guī)范行為。

　　2、接待內(nèi)容包括：迎客引入、詢問讓座、接待洽談、參觀介紹及招待服務(wù)等。分工如下：

　　2.1行政部：

　　提供一般接待良好環(huán)境的保障及備品準(zhǔn)備，負(fù)責(zé)接待服務(wù)并陪同洽談及參觀介紹；

　　負(fù)責(zé)來客引入及會議室的環(huán)境保持；

　　提供信息溝通保障及調(diào)度控制和來客記錄，安排來賓行程、食宿等。

　　2.2工程部及相關(guān)負(fù)責(zé)人：負(fù)責(zé)接待洽談并陪同始終。

　　五、商務(wù)接待細(xì)則及標(biāo)準(zhǔn)

　　1、商務(wù)接待細(xì)則

　　1.1對于因接待需求經(jīng)常往來的餐館、賓館、副食品店或其他機構(gòu)應(yīng)爭取以簽約形式約定折扣價，原則上應(yīng)定點采購和安排餐飲、住宿等事項。

　　1.2在商務(wù)接待過程中，原則上酒水、香煙應(yīng)自帶，未經(jīng)允許的前提下自行購買物品和安排的招待事項而產(chǎn)生的`費用公司不予報銷。

　　2、商務(wù)接待標(biāo)準(zhǔn)

　　公司商務(wù)接待標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)來訪者的人員級別及訪問目的不同，適用不同標(biāo)準(zhǔn)。主要劃分為3個級別：普通接待、中級接待、高級接待。

　　2.1普通接待

　　2.2中級接待

　　2.3高級接待

　　六、商務(wù)接待流程

　　①各部門實施商務(wù)接待前，應(yīng)填寫《商務(wù)接待申請表》，經(jīng)部門主管審核，分管副總審批后報由總經(jīng)理簽字確定后，報行政部申請安排接待；

　　②申請部門在《商務(wù)接待申請表》內(nèi)應(yīng)明確來賓人數(shù)、級別、接待時間、接待事由、接待負(fù)責(zé)人等信息及相關(guān)接待要求建議；

　　③公司高層領(lǐng)導(dǎo)的商務(wù)接待活動，由其相關(guān)接洽人員填寫《商務(wù)接待申請》，并作為接待負(fù)責(zé)人；

　　④行政部接到《商務(wù)接待申請表》后，應(yīng)根據(jù)公司商務(wù)接待標(biāo)準(zhǔn)進行商務(wù)接待行程設(shè)計并核定接待預(yù)算后，填寫《接待行程安排表》，反饋至接待申請部門確認(rèn)；⑤經(jīng)申請部門確認(rèn)后的《接待行程安排表》，按接待標(biāo)準(zhǔn)進行審批；

　　⑥如接待申請部門要求部分或全面超標(biāo)準(zhǔn)接待，《接待行程安排表》應(yīng)按照相應(yīng)接待標(biāo)準(zhǔn)進行審批；

　　⑦行政部將獲批后的《接待行程安排表》報公司財務(wù)部，作為預(yù)支、報銷接待費用的預(yù)算憑證。

大型活動接待方案4

　　一、銷售部接待程序:

　　銷售部在獲取客戶在賓館舉辦會議的信息后，應(yīng)著手做以下工作:

　　1、及時與會務(wù)方負(fù)責(zé)人進行聯(lián)絡(luò)

　　（1）清楚了解會議性質(zhì)（屬勘探局接待工作、還是商務(wù)活動，是否有重要嘉賓參加等）及內(nèi)容（包括:時間、人數(shù)、所需房間數(shù)、場地、器材、形式、交通及其他特殊要求等）；

　　（2）若屬大型、重要的會議接待，在和客戶商定有關(guān)接待細(xì)節(jié)后，應(yīng)及時向部門主管領(lǐng)導(dǎo)匯報情況，由部門主管領(lǐng)導(dǎo)召開協(xié)調(diào)會議，統(tǒng)籌整個會議的接待工作。

　　2、落實會議場地和房間數(shù)量

　　在會議洽談協(xié)商的過程中，應(yīng)和會務(wù)方具體負(fù)責(zé)人詳細(xì)討論有關(guān)的會議細(xì)節(jié)，做好記錄，尤其應(yīng)盡快落實是否有適合客人要求的場地和客房。當(dāng)確認(rèn)場地及客房可按客戶要求提供后，應(yīng)向餐飲部、房務(wù)部發(fā)出預(yù)留場地及房間的通知書。

　　3、商談價格

　　當(dāng)確認(rèn)場地及客房的安排沒有問題后，應(yīng)根據(jù)實際情況給客戶提供清晰的價格。如該活動涉及多項內(nèi)容，應(yīng)會同有關(guān)部門對某些價格進行調(diào)整及平衡。

　　價格政策是相對固定的，如超出自己的權(quán)限，應(yīng)及時向主管領(lǐng)導(dǎo)請示。

　　4、簽訂會議協(xié)議，收取會議押金

　　當(dāng)會務(wù)方已確認(rèn)所有會議細(xì)節(jié)后，雙方應(yīng)根據(jù)要求及承諾簽訂會議協(xié)議，并依照協(xié)議收取相應(yīng)的會議押金；

　　5、下發(fā)會議接待通知單

　　簽訂好會議協(xié)議后，根據(jù)雙方協(xié)商的具體內(nèi)容和有關(guān)細(xì)節(jié)，填寫會議接待通知單，經(jīng)核對無誤，下發(fā)至各部門，并保存該次會議的檔案；

　　6、會議接待

　　發(fā)出會議接待通知單后，需和會務(wù)方負(fù)責(zé)人及賓館相關(guān)部門隨時保持聯(lián)系，協(xié)調(diào)會場的布置，跟蹤會議進程；

　　7、會議結(jié)賬

　　會議結(jié)束，若客戶消費掛賬，其帳務(wù)由銷售部和財務(wù)部共同催收，餐飲部給予協(xié)助；

　　8、會議送別

　　恭送會務(wù)方領(lǐng)導(dǎo)及辦會負(fù)責(zé)人，為賓客留下美好感受；同時擇機贈送精美小紀(jì)念品給會務(wù)方負(fù)責(zé)人，加深友情；

　　9、會議結(jié)束

　　會議結(jié)束，視需要召開總結(jié)會，分析會議接待的得失，并將客戶意見反饋至相關(guān)部門，同時銷售部應(yīng)做好回憶資料的存檔工作；對有新聞價值的會議接待活動，可撰稿送媒體發(fā)表。

　　二、房務(wù)部接待程序:

　　房務(wù)部接到銷售部所下發(fā)的會議接待通知單后，應(yīng)做到:

　　1、會議接待的前期工作

　　（1）熟悉、了解會議接待通知單的內(nèi)容；

　　（2）了解結(jié)算方式，收費項目、聯(lián)系人和費用簽單人；

　　（3）落實是否需要安排會議用房及用房數(shù)量和時間，了解房間是否需要開通長途電話、撤酒水、加床；

　　（4）落實房間配備的鮮花、水果標(biāo)準(zhǔn)及總經(jīng)理名片、致意卡等；

　　（5）落實參會嘉賓是否乘專梯，客人是否分批到達；

　　（6）負(fù)責(zé)會議嘉賓報到時房卡的分發(fā)等。

　　2、會議排房

　　按會議接待要求安排相應(yīng)的房間，在房類資源充足的情況下，房間安排力求集中，同時也可選擇安排同類客房中處于狀態(tài)的`房間。

　　3、會議空房

　　確認(rèn)會議定房，落實好具體房間后，將預(yù)定內(nèi)容輸入電腦并確定房號。

　　4、會議嘉賓入住

　　（1）在會議客人到店前一天，與銷售部就會議接待用房事宜進行核實，至少前一天排房，做好一切賓客入住前的準(zhǔn)備工作；

　　（2）會議賓客到達前，準(zhǔn)備好房卡及團隊會議分發(fā)一覽表；對于重要客人，可將房卡、歡迎卡、登記表等送到大堂副理處，由當(dāng)值大堂副理在客人到達前檢查房間，確保房間處于正常狀態(tài)；

　　（3）當(dāng)會議賓客抵店后，按會議接待安排及正常接待程序為客人辦理入住手續(xù)，并由行李員及時運送客人的行李。若遇問題，及時與銷售部會議接待負(fù)責(zé)人聯(lián)系。

　　5、會議嘉賓離店

　　（1）禮賓官接待信息，應(yīng)及時協(xié)助客人收送行李；

　　（2）前臺收銀處快速結(jié)賬；

　　（3）協(xié)助客人安排好車輛。

　　6、關(guān)注重要賓客的消費習(xí)慣，收集整理客史資料。

　　三、餐飲部接待程序

　　餐飲部接到由市場銷售部下發(fā)的會議接待通知單后，應(yīng)做到:

　　1、會議接待前期工作

　　（1）做好記錄，根據(jù)會議接待通知單，準(zhǔn)確掌握會議的舉辦單位、時間、地點、人數(shù)、形式、接待標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)特殊要求并將接待信息逐級傳遞；

　　（2）根據(jù)會議接待通知單及會務(wù)方的要求，至少提前半天布置會場；

　　（3）由宴會主管按賓館服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和客戶要求檢察會前準(zhǔn)備情況（會議通道是否暢通、會議設(shè)施的擺放與清潔、電源音響設(shè)備的功能狀態(tài)、會場的布置質(zhì)量、服務(wù)人員的精神面貌等），發(fā)現(xiàn)問題立即整改，力求沒有疏漏；

　　（4）提前兩天跟進會務(wù)方及銷售部會議聯(lián)絡(luò)人，確定會議茶歇、用餐餐標(biāo)及特殊要求，并為會議客人預(yù)留用餐場所。

　　2、會議接待中

　　（1）安排優(yōu)秀禮儀人員，在會議召開前40分鐘到場，引領(lǐng)參會嘉賓；

　　（2）跟進會議服務(wù)及協(xié)助客人處理會間特殊事項；

　　（3）協(xié)助銷售部會議聯(lián)絡(luò)人及財務(wù)部收銀員及時理清會議帳務(wù)，準(zhǔn)備與會務(wù)方負(fù)責(zé)人結(jié)賬。

　　3、會議結(jié)束

　　（1）宴會服務(wù)人員跟進會議結(jié)帳工作；

　　（2）幫助會議客人整理會議遺留物品。

　　4、會議用餐及送別

　　（1）引領(lǐng)會議客人用餐，并提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)；

　　（2）做好餐飲帳務(wù)的結(jié)賬工作。

　　5、送別