有關接待方案模板匯編6篇
為了確定工作或事情順利開展，預先制定方案是必不可少的，方案的內(nèi)容和形式都要圍繞著主題來展開，最終達到預期的效果和意義。那么大家知道方案怎么寫才規(guī)范嗎？下面是小編整理的接待方案6篇，僅供參考，希望能夠幫助到大家。
接待方案 篇1
一、接待原則：
隆重、熱烈、簡潔、節(jié)約
二、接待時間：
20xx年8月10日上午8：00—8月11日上午8:30
三、接待內(nèi)容：
來賓登記、接收捐贈、發(fā)放紀念品、安排住宿、用餐、交通、安全保衛(wèi)、后勤保障、送行等
四、接待地點：
陽霖大酒店、鴻竹大酒店、校園大門、教學樓正廳北側、教學樓一樓教室、科技樓大會議室、科技樓校史陳列室
五、接待指揮：
總 指 揮：藍寶成
副總指揮：閆文國 李亞才 史小峰 徐立科
六、接待工作:
1、陽霖大酒店接待點（政府負責，學校協(xié)助）
【負 責 人】徐立科
【成 員】趙成立 孫世平 王海霞 姚純喜
【工作任務】協(xié)助政府工作人員安排來賓食宿，做好入住酒店校友的登記工作，準備好水果和礦泉水，負責與校慶籌備辦聯(lián)絡相關事宜，8月11日早7:30負責引導校友到學校參加慶典大會（用車需與縣政府協(xié)調(diào)）。
2、校門口接待點（設置一個攝像機位）
【負 責 人】王建軍
【成 員】姚春峰 黃曉東 閆淑云 李春林 20名志愿者
【工作任務】負責步行來訪校友的接待和引導，安排車輛的行車路線，并及時與簽到處聯(lián)系。
3、校園北操場接待點
【負 責 人】康 俊
【成 員】梅樹禹 王保衛(wèi) 楊春輝 志愿者10人
【工作任務】劃分停車區(qū)，負責指揮車輛停靠，接送來賓的三輛大巴車需有序排列并張貼“校慶專用車”標牌，且每輛車前安排一名學生舉牌引導，保證道路暢通，控制無關人員和無關車輛進入校內(nèi)，加大校園巡邏力度，負責來賓安全，負責各捐贈點的資金安全等工作。
4、教學樓北側簽到處接待點
【負 責 人】閆文國 陳立波
【成 員】趙 斌 李春明 宋喜民 李金麗 姜麗艷 張志玲 張艷紅 梅桂平 宋巍巍 高秀偉 陳麗靜 韓 鳳 孫嫻紅 于 強 郭文龍 王喜龍 周琰 崔萬良 王建輝 肖紅 孟蓮蓮 常峰銘 孫玲 郭雪琴 30名志愿者
【工作任務】10名教師負責校友簽到及捐款捐物登記接收，負責校慶資料袋及紀念品的發(fā)放。6名教師負責貴賓簽到及捐款捐物登記接收，負責校慶資料袋及紀念品的發(fā)放。志愿者負責引領校友和貴賓到一樓各教室休息，慶典開始前20分鐘，引領校友及嘉賓前往科技樓會議室。（需準備8臺筆記本電腦和礦泉水）
5、一樓教室接待點：
【負 責 人】范麗艷
【成 員】邢麗艷 魏紅霞 李艷秋 靳 京 趙曉丹 李金花 王艷姝 崔朝艷 李而琳 徐冬云 孫長平 谷秀娟 王煥軍 王慧杰 孫鵬宇 單麗鳳 24名志愿者
【工作任務】負責做好校友和貴賓的休息接待工作，準備紙抽、水果、煙缸、香煙、打火機及垃圾桶。
6、科技樓接待點
【負 責 人】史小峰
【成 員】王洪峰 張建秋 張雪源 邵長友 王 健 金生鳳 張威威 許丹丹 20名志愿者
【工作任務】提前安排人員將礦泉水放到座位上（另需準備備用礦泉水），各樓層實驗室門不鎖、虛掩（化學實驗室不能開門），檢查會場的布置情況（包括演講席鮮花及麥克、舞臺花盆的擺放），負責在科技樓門口迎接來賓，引導來賓到四樓會議室，安排專人播放學校宣傳片，引導校友、嘉賓及隨行人員到來賓席就座，慶典文藝演出結束后，引導校友、嘉賓及隨行人員參觀書畫作品展及校史館（書畫展廳引導解說：萬海濤 校史館引導解說：趙國翠、谷秀娟）
7、宿舍、食堂接待點
【宿 舍】孫萬金 趙金云 孫慶國 于艷杰 8名志愿者
【食 堂】王曉東 王 琳 李云山 付海麗 4名志愿者
【工作任務】負責向來參觀的來賓及校友介紹情況
8、參觀結束后，安排校友嘉賓到籃球場地合影
縣領導是否需要參加合影需和縣政府協(xié)調(diào)，需慎重安排合影人的`位置。
七、科技樓舞臺及文藝演出
【負 責 人】李 平 劉翔宇
【成 員】孔令權 劉冬雪
【工作任務】負責舞臺音響安裝調(diào)試及音箱燈光的操控，設置舞臺回置音箱，檢查麥克風電池，8月9日正式彩排（無論什么情況出現(xiàn)均不能停演），8月10日需對音箱燈光再次進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。
八、8月11日中午招待酒會
【負 責 人】
【成 員】
【工作任務】酒會用酒需專人負責，用餐前每桌放一盤西瓜、八瓶礦泉水和一個紙抽，安裝酒店背景板。
九、接待點接受捐款捐贈工作培訓
【負 責 人】趙斌、李春明
【工作任務】安排工作人員接收捐贈和開票，并提前作好人員培訓。李春明負責提供票據(jù)。【校慶接待策劃書--策劃方案】校慶接待策劃書--策劃方案。
十、志愿者培訓工作
【負 責 人】王洪峰
【成 員】劉翔宇 劉冬雪
【工作任務】負責在全校招募200名志愿者，并進行培訓。負責禮儀指導及相關工作。8月9日前完成培訓并交給相關接待點，各接待點根據(jù)接待要求進行再培訓。
十一、教育局老領導及學校老校長邀請和接待工作（名單另附）
【負 責 人】李亞才
【成 員】陳立波 盧秉選 王曉東 10名志愿者
【工作任務】負責邀請教育局老領導及學校老校長，校慶日當天負責接待，并引導其到科技樓四樓會議室參加慶典大會。
十二、離退休教職工邀請和接待工作
【負 責 人】范麗艷
【成 員】李春明
【工作任務】負責邀請離退休教職工參加座談會并組織其郊游，校慶日當天負責接待并合理安排離退休人員與學生校友見面，引導其到科技樓四樓會議室參加慶典大會。
十三、校慶辦的準備工作
【負 責 人】徐立科
【成 員】孫 宇 張晶瑜 孫寶為 趙海波
【工作任務】編印校慶慶典手冊，印制禮品券、校慶車輛的特殊標志和來賓登記表，確定各單位參加慶典大會人數(shù)，負責資料袋和紀念扇子的裝袋與分發(fā)。
十四、幾點要求:
1、8月8日下午，學校檢查接待工作的準備和到位情況，8月9日進行查漏補缺。
2、校慶期間，所有工作人員及全體師生員工都要著校服，佩戴工作牌，把飽滿的精神狀態(tài)和良好的形象展現(xiàn)給來賓和校友。
3、各部門要高度重視校慶工作，主動配合，人員服從學校統(tǒng)一調(diào)度，工作不推諉，不扯皮，同心協(xié)力，確保辦一個喜慶、祥和、安全的校慶。
【資料袋內(nèi)有序裝有下列物品】1、一把扇子 2、一本紀念冊 3、一本慶典手冊 4、一包面巾紙（扁包）
【校史陳列室】1、展柜之間放置盆花 2、多余獎牌放到展柜中 3、準備四個痰盂 4、校名牌掛到東墻上，下面掛裝裱完的領導題詞，其它長幅題詞掛到展板之間 5、將書畫展廳的音箱搬到校史陳列室，并安裝調(diào)試妥當 6、由趙國翠、谷秀娟負責解說 7、有專人負責學校宣傳片的播放
【對講機發(fā)放】閆文國 徐立科 王建軍 王洪峰 陳立波 范麗艷 康 俊
【其他事項】
1、需與縣政府協(xié)調(diào)安排醫(yī)生護士負責處理意外事故，并準備老年人常用藥品。
2、協(xié)調(diào)彩虹門的用電問題，與禮儀公司工作人員確定彩虹門安放位置，前兩道彩虹門處需安排一名教師、四名學生負責。
3、校慶日期間宿舍樓所有窗戶需關閉，一樓樓門需打開。
4、保潔員負責清掃各樓層衛(wèi)生間，科技樓衛(wèi)生間由學生清掃。
5、起草食堂、宿舍簡介
6、懸掛科技樓舞臺對聯(lián)及教學樓北側對聯(lián)，懸掛完的條幅需重新固定調(diào)整。
7、文藝演出結束后將科技樓地毯和教學樓前花籃迅速送到鴻竹大酒店。
8、安排學生志愿者的午餐及飲用水。
9、各接待點所需物品均需到指定地點登記領取，慶典結束后各接待點負責人將物品送回。
接待方案 篇2
一.會前
1.與會議主辦方洽談，了解會議要求及所需服務項目。
2.提供會議所需要的機票、車票、住宿酒店、會議場所、交通等信息，并制定完備的會議預案書給會議方。
3.派專人協(xié)助客戶實地考察會議舉辦地的吃、住、會議場地、游、娛樂等相關方面的情況。
4.確定方案，簽訂合同，預付定金。
二.會中
1.會議接待：專人負責機場，車站的禮儀、接站、公關等服務。提前在酒店、會議室擺放好歡迎調(diào)幅、歡迎牌、簽到臺、指示牌等。
2.會前準備：準備好會議所需要的會議資料，會議用品，會議>演講稿等會議相關物品。
3.會議場所：專人到會議室檢查會議室條幅、燈光、音響、茶飲等。
4.會議住宿：房間樓層及房間號確認，詢問是否有特殊要求。
5.會議餐飲：用餐時間、用餐標準及特殊客人(回民)的`確認。
6.會議旅游：旅游線路行程、用車、導游是否增加景點等確認。
7.會議娛樂：娛樂消費形式、消費標準、娛樂地點的確認。
8.會議服務：會議代表合影留念、為代表提供服務及相關服務。
三.會后
1、結帳：提供會議過程中的詳細費用發(fā)生明細及說明，專人與客戶進行核對并結帳。
2、資料：會議后的資料收集，根據(jù)客戶要求制作會議通訊錄或花名冊。
3、合影：會議期間參會人員集體合影，會議結束前沖印出來分發(fā)給每位與會人員以做留念。
接待方案 篇3
X月初，XX公司領導將前往我公司進行XX項目的實地調(diào)研和現(xiàn)場評估工作，為做好此次接待工作，特制定本草案。
一、接待安排
1、溝通確認具體行程
時間：9月30日前事宜：與中資公司負責人聯(lián)系此次評估工作的具體安排，此次評估行程安排，來訪人數(shù)、性別比例，航班到達地點、具體時間及特別要求等。
2、接機安排
時間：具體時間待定
地點：待定
事宜：根據(jù)來訪人數(shù)，達到地點、時間，安排好接機人員、車輛、司機提前前往機場迎接。
3、住宿安排
時間：具體時間待定
地點：待定
事宜：根據(jù)來訪人數(shù)、來訪人員性別比例及特殊要求訂好酒店并配合酒店布置房間。
4、就餐安排
時間：具體時間待定
地點：待定
事宜：根據(jù)來訪人數(shù)、客人禁忌、達到時間訂好飯店并點菜，同時視情況確定陪同人員。
陪同人員：待定
5、車輛安排
時間：視來訪人員行程安排
事宜：全程專職為來訪人員服務
車輛臺數(shù)（司機人數(shù)）：視來訪人數(shù)及陪同人員數(shù)量
司機：待定
6、行程安排
（1）座談會
會議議題：技術中心創(chuàng)新能力建設項目評估會
時間：待定
地點：待定
主持人：待定
我公司參加人員：待定
（2）工廠參觀
時間：待定（附具體時間安排）
地點：產(chǎn)品展廳、檢測中心、減振NVH實驗室、中鼎泰克（暫定） 陪同人員：待定
司機：待定
車輛：待定
7、送客安排
時間：待定
送到地點：待定
車輛：待定
司機：待定
送客人員：待定
二、任務分工
1、XX負責組織協(xié)調(diào)此次接待任務，聯(lián)系來訪單位負責人，確定具體行程安排。確定來訪人員評審費用，禮品規(guī)格，接待陪同人員，座談會參會人員，參觀地點，并處理緊急突發(fā)情況。
2、XX負責聯(lián)系安排來訪人員的`酒店預訂、房間布置；飯店預訂、提前點菜；車輛安排、司機確定；客戶禮品準備等工作。同時由XX協(xié)助安排布置座談會會議室，檢查投影儀等設備，確保正常使用。
3、XX協(xié)助XX聯(lián)系各部門準備座談會會議材料編寫、收集、整理工作，并提前到參觀地點現(xiàn)場查看，做好客戶服務工作。
4、XX負責協(xié)助XX完成來訪客戶的食、住、行安排工作，布置會議室，并做好會議服務工作。
三、備注
1、客戶禮品準備應提前詢價、采購，確保禮品質量。
2、參觀地點應提前查看，確保現(xiàn)場整潔，并排除安全隱患。
3、會議室設備應提前檢測，確保正常使用。
4、盡量調(diào)查清楚客戶休息、飲食習慣，提高服務滿意度。
5、在入住酒店、參觀地點及座談會現(xiàn)場懸掛橫幅和會標，以示歡迎。
接待方案 篇4
為了認真做好20xx級新生接待工作，按照“熱情、周到、安全、高效”的工作原則，結合我校的實際情況，制定了以下方案。
一、時間安排
1. 各學院及有關部門從9月20日下午16：00開始接待新生，正式報到手續(xù)辦理時間為9月21日8:00至22：00;
2. xx科技學院新生報到時間為9月11日;
3. xx科技學院新生報到時間為9月22日。
二、報到地點
1. xx校區(qū)：體育館(部門)、成功廣場(學院)。
2. xx校區(qū)：圖書館(部門)、行政廣場(系)。
三、前期準備工作
1. 營造迎新宣傳氛圍，包括“3問”噴繪和宣傳橫幅的制作(宣傳部)。
2. 迎新宣傳櫥窗、網(wǎng)頁等內(nèi)容的及時更新(宣傳部、各部門、各學院)。
3. 校園周邊交通管制協(xié)調(diào)、停車場地的安排及校內(nèi)車輛停放調(diào)度、宿舍區(qū)車輛通道的開放、外來車輛的停放、新生接待秩序維護、治安巡邏、校區(qū)各開放門口的監(jiān)管及秩序整治等(保衛(wèi)處)。
4. 交通示意圖的.制作、沿路指示牌、與交警的協(xié)調(diào)溝通(保衛(wèi)處)。
5. 校園營銷的管理及監(jiān)控(學生處、保衛(wèi)處)。
6. xx校區(qū)及xx校區(qū)迎新場地布置(含體育館及圖書館內(nèi)各部門辦理報到手續(xù)場地的布置)，校門迎新照明燈具安裝等準備(后勤服務處、學生處、xx學院)。
7. 新生入學指南專題網(wǎng)頁(招生就業(yè)指導處)。
8. 制定xx學院20xx級新生接待工作方案、新生報到手續(xù)辦理場地位置安排、新生報到注冊流程圖(學生處)。
9. 新生報到材料：新生花名冊、新生報到手續(xù)單、校園平面圖、新生接待工作證、緩交學費申請表等材料的印制(學生處、招就處、xx技術學院)。
10. 落實迎新接待人員、老生教育與志愿者組織安排(有關部門、各學院)。
11. 新生生源狀況及基本信息的熟悉、分析(招生就業(yè)指導處、各學院)。
12. 新生各項接待準備工作檢查(校領導、辦公室、學生處、宣傳部、后勤服務處、保衛(wèi)處、xx技術學院)。
四、報到接待工作
1. 新生接待(各學院、校團委、學生會)。
2. 新生家長座談交流活動(各學院)。
3. 新生報到統(tǒng)計等工作(各學院、招就處)。
4. 設置“綠色通道”，辦理家庭經(jīng)濟困難學生入學手續(xù)(各學院)。
5. 收費、校園卡制作、戶口遷移、身份證辦理等(計劃財務處、保衛(wèi)處)。
6. 校園廣播宣傳、迎新錄像攝制、新聞宣傳報道(宣傳部)。
7. 迎新現(xiàn)場臨時醫(yī)療服務點(后勤服務處)。
五、始業(yè)教育
1. 制定新生始業(yè)教育工作方案(學工部、各學院)。
2.《學生管理規(guī)章制度匯編》、新生自律承諾等始業(yè)教育材料(學工部、學生處、xx學院)。
3. 新生安全法制教育、《學生安全知識手冊》材料(保衛(wèi)處)。
4. 圖書館入館教育(圖書館)。
5. 學校成立55周年成就展(宣傳部)。
6. 新生體檢工作(后勤服務處)。
7. 學生軍訓準備工作(體軍部)。
8. 始業(yè)教育教室、新生晚自習專用教室安排(教務處、各學院)。
9. 開學典禮的組織(學生處牽頭，方案另行制定)。
六、后勤保障工作
1. 校園美化、凈化工作(后勤服務處)。
2. 新生入學宿舍安排、床上用品準備、餐飲延時準備(學生處、后勤服務處、各學院)。
3. 新生家長住宿、少數(shù)民族學生飲食問題、新生行李等運輸工具準備(后勤服務處、各學院等)。
4. 學生繳費情況了解、相關票據(jù)打印、校園一卡通制作(計劃財務處)。
5. 校園衛(wèi)生大掃除、環(huán)境衛(wèi)生檢查整治(含宿舍)(后勤服務處、學生處)。
6. 迎新車輛調(diào)度及使用(團委、后勤服務處)。
7. xx校區(qū)體育館及定海校區(qū)圖書館網(wǎng)線布置(公共實驗與網(wǎng)絡中心)。
8. 新生教材發(fā)放等教學準備工作(教務處)。
七、其他
1. 新生班主任及新任輔導員培訓(學生處)。
2. 天氣因素、安全問題等應急方案準備(辦公室、學生處、保衛(wèi)處、后勤服務處等)。
3. 因迎新工作需要，9月21日學校校車正常開通。
4. xx學院、xx學院迎新工作方案可參照本方案執(zhí)行。
5. xx學院的迎新工作與學校同步進行，具體迎新方案自行制定。
6. 研究生的迎新工作由研究生處自行安排。
接待方案 篇5
近日，我學院的合作校--英國B大學將派出以校長為首的15人代表團對我學院的辦學條件、辦學水平進行全面考察并洽談相關合作事宜。為了確保接待工作的順利進行，現(xiàn)制訂接待方案如下:
一、接待目的:本次B大學來訪對我學院建設多科性、教學研究型的大學有重要的意義。因此，各相關人員應充分展示我院辦學條件及學科建設、教學和科研水平，并以務實、精煉、高效、有序的工作作風展現(xiàn)我院優(yōu)良校風，給英國B大學的代表團留下良好印象。
二、接待宗旨:秉承“以人為本”的原則，熱情，主動，周到，細致，謹慎，高效，安全，確保各項接待任務圓滿完成。
三、接待規(guī)格:建議采用對等規(guī)格。
注:由于B大學代表團以校長為首，建議主陪人員為我學院的張院長和黨委書記金書記。
四、考察時間:20xx年12月20日--20xx年12月22日
五、相關接待部門和具體接待事項如下:
(一)、組織結構:
總負責人:高葉(院辦公室主任)
成員: 賀華(教導處主任)
金坤(人事部主任)
蘇秦(財務處主任)
寧靜(宣傳部主任)
常姍(醫(yī)務室主任)
(二)、安排食宿
1、負責人:金坤
主要職責:①負責考察團入住金寶萊商務酒店食宿接待工作;
②負責指揮、協(xié)調(diào)、安排考察團考察期間各個時間段就餐、休息等事宜。
2、預定餐飲
注:①食品供應，既要照顧外賓的飲食習慣，又要體現(xiàn)中國特色，品種齊全，營養(yǎng)豐富;
②食品要安全、衛(wèi)生，同時要在食品旁標明過敏源。
3、預定住宿
注:①住宿房間已安排好，考察團成員可根據(jù)自身需求內(nèi)部調(diào)整 ②接待人員要做好成員信息登記工作。
4、考察團成員信息登記表
(三)、接機及送機工作組
1、 負責人:寧靜
主要職責:負責聯(lián)系考察團的接機、送機及其他事務; 工作人員:記者1人(宣傳部指派)，負責攝像、照相事宜; 接待人員5名(可指派學生)，負責生活等相關事務工作; 翻譯員5名(可指派學生)，負責隨行翻譯。
2、準備工作
(1)準備:20xx年12月19日前往機場實地考察。 ①辦理好相關手續(xù)，開放貴賓通道等相關事宜; ②設置臨時接待點，備好接機標語及橫幅等。
3、主要工作內(nèi)容
(1)具體負責接機、送機等相關工作。
(2)物品配備:照相機一部、空調(diào)大巴一臺、礦泉水，風油精，遮陽傘，紙巾等若干。
(3)接機:
①就位。12月20日上午工作組成員到達機場。
②接人。考察團由接待人員確認后，接機負責人寧靜先自我介紹，接過行李交工作人員。
(4)照相。由隨行記者對考察團人員進行機場拍照，攝像。
(5)送往酒店。送考察團人員前往下榻酒店辦理入住手續(xù)。
(6)照片傳回。照相結束后，第一時間內(nèi)把照片傳回宣傳部。
(7)報告。在把考察人員送到酒店后，將相關接待信息電話匯報院辦公室。
4、送機:在機場設接待站，按照相關程序負責安全的送機服務。
(四)、醫(yī)務組
1、負責人:常姍 醫(yī)生:牛宇、韓靜
主要職責:負責醫(yī)療服務工作，二十四小時輪流值班，專家外出時隨行服務，著裝整潔，佩帶工作證，態(tài)度主動、熱情、和藹。
2、藥品準備:速效救心丸，感冒藥，健胃消食片，暈車藥，風油精，創(chuàng)可貼，消毒水等。
(五)、考察團會務工作安排
(六)、考察后續(xù)工作
1、宣傳組對此次B大學的考察之行的'跟蹤報道進行總結、整理，并寫成報告;
2、財務組將此次接待的預算做成表格，送往財務處審核;
(七)、應急預案
1、車輛:為防止轎車或大巴在半路上拋錨或者出故障，人事部應提前安排校車及司機，以備不時之需;
2、會場:為防止會場音響、投影儀等電子設備出現(xiàn)故障，應在報告廳、會議中心多預留一間設備齊全、能容納上百人的會議室;為防止工作人員人手不夠，可以安排學生幫助完成接待工作;
3、緊急情況:為防止有考察團成員突發(fā)病變，醫(yī)務人員應原地待命，備好急救箱及應急藥物;保持會議廳及報告廳的綠色通道的暢通，以便突發(fā)情況疏散人群。
(八)、接待預算
費用預算表
(九)、工作要求
1、接待人員必須高度樹立責任意識，以主人翁的姿態(tài)投身到接待活動中，以自己的言行維護學校的聲譽和形象。
2、接待期間，各部門負責人每天值班。正常情況下工作人員應保證通訊24小時暢通。
3、各組工作人員要堅決服從接待工作領導小組的安排，一切從大局出發(fā)，克服困難，無條件服從人員及設備的調(diào)撥。
4、接待期間全體接待人員應著裝合理，工作熱情大方，對于考察團的困難要熱心幫忙解決，條件允許的應使用英文與考察團對話。
5、除上述接待專項工作外，學校的各項常規(guī)工作要一如既往，不耽誤老師的授課和學生學習。以上方案妥否，請批示！
接待方案 篇6
首先是會議的籌備工作。
●根據(jù)會議規(guī)模，確定接待規(guī)格。
●發(fā)放會議通知和會議日程。
會議通知必須寫明召集人的姓名或組織、單位名稱，會議的時間、地點、會議主題以及會議參加者、會務費、應帶的材料、聯(lián)系方式等內(nèi)容。通知后面要注意附回執(zhí)，這樣可以確定受邀請的人是否參加會議，準備參加會議的是否有其他要求等。對于外地的會議參加者還要附上到達會議地點和住宿賓館的路線圖。這個路線圖避免了外地人問路的許多麻煩。
會議日程是會議活動在會期以內(nèi)每一天的具體安排，它是人們了解會議情況的重要依據(jù)。它的形式既可以是文字的也可以是表格的。它可以隨會議通知一起發(fā)放。
●選擇會場。
選擇會場，要根據(jù)參加會議的人數(shù)和會議的內(nèi)容來綜合考慮。最好是達到一下標準：
第一：大小要適中。會場太大，人數(shù)太少，空下的座位太多，松松散散，給與會者一種不景氣的感覺;會場太小，人數(shù)過多，擠在一起，像鄉(xiāng)下人趕集，不僅顯得小氣，而且也根本無法把會開好。所以，英國的首相丘吉爾曾說：“絕對不用太大的房間，而只要一個大小正好的房間。”
第二：地點要合理。歷史召集的會議，一兩個小時就散的，可以把會場定在與會人員較集中的地方。超過一天的會議，應盡量把地點定的離與會者住所較近一些，免得與會者來回奔波。
第三：附屬設施要齊全。會務人員一定要對會場的照明、通風、衛(wèi)生、服務、電話、擴音、錄音等進行檢查，不能夠因為“上次會議是從這里開的，沒出什么問題，”就草率地認為“這回也會同樣順利”。否則，可能會造成損失。
第四：要有停車場。現(xiàn)代社會召集會議，“一雙草鞋一把傘”趕來開會的人已經(jīng)不多了。轎車、摩托車都要有停放處，會才能開得成。
●會場的布置。
會場的布置包括會場四周的裝飾和坐席的配置。
一般大型的'會議，根據(jù)會議內(nèi)容，在場內(nèi)懸掛橫幅。門口張貼歡迎和慶祝標語。可在會場內(nèi)擺放適當?shù)妮p松盆景、盆花;為使會場更加莊嚴，主席臺上可懸掛國旗、黨旗或懸掛國徽、會徽。桌面上如需擺放茶杯、飲料，應擦洗干凈，擺放美觀、統(tǒng)一。
坐席的配置要是和會議的風格和氣氛，講究禮賓次序，主要有以下幾種配置方法：
①圓桌型。如果是使用圓桌或橢圓形桌子。這種布置使與會者同領導一起圍桌而坐，從而消除不平等的感覺。另外，與會者能清楚地看到其他人的面容，因而有利于互相交換意見。這種形式適于10—20人左右的會議。座次安排應注意來賓或上級領導與企業(yè)領導及陪同面對面做，來賓的最高領導應坐在朝南或朝門的正中位置，企業(yè)最高領導與上級領導相對而坐。同級別的對角線相對而坐。
②口字型。如果使用長形方桌。這種形式比圓桌型更適用于較多人數(shù)的會議。
③教室型。這是采用得最多的一種形式，它適用于以傳達情況、指示為目的的會議，這時與會者人數(shù)比較多、而且與會者之間不需要討論、交流意見。這種形式主席臺與聽眾席相對而坐。主席臺的座次按人員的職務、社會的地位排列。主席的座位以第一排正中間的席位為上，其余按左為下右為上的原則依次排列。
●準備會議資料。
會務組應該準備有關會議議題的必要資料，這些資料在整理后放在文件夾中發(fā)放給與會者，方便于與會者的閱讀和做好發(fā)言準備。
會議前的接待禮儀。
●會前檢查。
這是對在準備工作階段考慮不周或不落實的地方進行的補救。比如檢查音像、文件、錦旗等是否準備齊全。
●提前進入接待崗位。
接待人員應該在與會者到來之前提前進入各自的崗位、并進入工作狀態(tài)。一般的接待工作分以下幾個崗位。
①簽到。設一張簽字臺，配上1-2名工作人員，如果是要求接待檔次比較高，可以派禮儀小姐承擔。簽字臺北有毛筆、鋼筆和簽到本。向客人遞鋼筆時，應脫下筆套，筆尖對自己，將筆雙手遞上。如果是毛筆，則應蘸好墨汁后再遞上。簽到本應精致些，以便保存。如需要發(fā)放資料，應禮貌地雙手遞上。接待人員應經(jīng)常向會議組織者匯報到會人數(shù)。
②引座。簽到后。會議接待人員應有禮貌地將與會者引入會場就座。對重要領導應先引入休息室，由企業(yè)領導親自作陪，會議開始前幾分鐘再到主席臺就座。
③接待。與會者坐下后，接待人員應遞茶，或遞上毛巾、水果，熱情向與會者解答各種問題，滿足各種要求，提供盡可能周到的服務
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