會議記錄及紀(jì)要的寫作

　　會議紀(jì)要與會議記錄是兩個不同的概念，二者的區(qū)別十分明顯。從應(yīng)用寫作和文字處理的角度來探析，二者截然不同。下文是會議記錄及紀(jì)要的寫作，歡迎閱讀!

　　一、會議記錄及紀(jì)要的含義

　　會議記錄是根據(jù)會議的宗旨、會議的進展、會議討論的問題、研究的事項、提出的意見和作出的決定，為了某種目的，對會議過程及發(fā)言所作記錄的一種紀(jì)實性文書。同時，還包括在開會過程中原始記錄的基礎(chǔ)上，經(jīng)過分析、綜合、提煉、歸納整理而形成的會議紀(jì)要。在部隊工作中，有些會議，如辦公會、座談會等等，一般都要將研究、決定的問題整理出來，寫成會議紀(jì)要，用以反映會議的基本情況、主要精神和中心內(nèi)容，也可以向上級機關(guān)匯報會議情況，及時向與會代表、有關(guān)單位和下屬機關(guān)分發(fā)，便于傳達和貫徹執(zhí)行。會議紀(jì)要介于“決議”和“簡報”之間，兼有通報情況和借以指導(dǎo)、推動工作的作用。它不如“決議”那樣莊重，但又較“簡報”更具有指導(dǎo)意義。從一定意義上說，機關(guān)公文寫作中關(guān)于會議的文本，最具挑戰(zhàn)性的就是會議紀(jì)要。

　　會議紀(jì)要與會議記錄的區(qū)別就在于是否經(jīng)過綜合提煉整理。會議紀(jì)要雖然也是記載會議精神和議定事項的公文，但其是對會議的討論事項，擇其要點進行歸納整理，以通報會議精神，統(tǒng)一認識，指導(dǎo)工作，而不僅僅是留存檔案。會議紀(jì)要可上呈可下達，也可批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)。

　　根據(jù)會議的性質(zhì)，可以把會議紀(jì)要分為四種類型：

　　(1)例會型。這類紀(jì)要適用于研究處理日常行政事務(wù)的例行會議。例會型紀(jì)要側(cè)重于記載會議決定的事項，寫法比較簡單。通常用專門格式印發(fā)給有關(guān)部門，作為機關(guān)工作的依據(jù)。

　　(2)決議型。這類紀(jì)要適用于比較重要的工作會議。側(cè)重記載會議形成的決議。其特點是政策性強，具有指示、決定的性質(zhì)，其內(nèi)容有關(guān)單位必須遵照執(zhí)行。如《全軍軍事工作會議紀(jì)要》就屬這種類型。

　　(3)專題型。這類紀(jì)要適用于專門研究解決某一重要問題而召開的會議，側(cè)重記載會議的結(jié)論性意見。

　　(4)綜合型。這類紀(jì)要的特點是全面概括會議精神，全方位反映會議概況，既歸納一致性意見，也反映分歧性意見，適用于學(xué)術(shù)性會議和座談會，各類司令機關(guān)一般都很少使用。

　　二、會議記錄及紀(jì)要的內(nèi)容

　　會議記錄和會議紀(jì)要的寫作所包含內(nèi)容基本相同，主要有以下兩個大的方面：

　　(一)會議的組織情況

　　會議記錄和會議紀(jì)要都首先必須寫明會議的組織情況。通常會議的組織情況包括以下八個方面：

　　1、會議的名稱和次數(shù)。會議的名稱和次數(shù)，一般就是會議記錄的標(biāo)題，大都由“單位名稱+次數(shù)+會議性質(zhì)+記錄”等關(guān)鍵詞組成，如《××集團軍××次辦公會議記錄》、《××軍分區(qū)人武部工作經(jīng)驗交流會議紀(jì)錄》等。另一種是由“會議名稱+文種名稱”組成，一般是會議名稱在前，文種名稱在后。如《全軍先進食堂現(xiàn)場座談會紀(jì)要》、《陸軍××軍××團思想政治工作會議紀(jì)要》等。由于會議記錄往往都是專用的，因此，在整理成會議記錄文本時，有時單位的名稱可以省略。即使是會議紀(jì)要，只要不報送上級機關(guān)，有時單位名稱也可以略去。

　　2、開會的時間。會議記錄必須寫清楚會議召開的年、月、日，重要的會議還應(yīng)反映出具體的起止時間，如上午8時30分至10時30分等。

　　3、開會地點。會議記錄要寫清楚會議召開的具體地點，如××?xí)�議室，必要時還應(yīng)注明其所在地。

　　4、出席人。出席人少時，應(yīng)寫清楚出席者的姓名、職務(wù);出席人多時，可以只寫出席人的范圍，如團職(含團級)以上干部;重要的會議，為了便于日后考查，可另設(shè)簽到簿，并隨同會議記錄一并保存。

　　5、缺席人。小型會議，缺席人數(shù)較少的時候，要寫清具體人名，并簡要注明原因。大型會議的缺席人數(shù)，必須具體。

　　6、列席人。小型會議要寫明列席人的姓名、職務(wù);大型會議要注明列席者的范圍及人數(shù)。

　　7、主席或主持人。要寫明主持人的姓名、職務(wù)。

　　8、紀(jì)錄人。會議記錄必須寫明記錄人的姓名、職務(wù)，多人參與的會議記錄，要注明每個人。

　　以上八項內(nèi)容，要求會議記錄人員在會議正式開始之前就要寫好。

　　(二)記錄會議的內(nèi)容

　　會議記錄的主體部分主要有會議議題、領(lǐng)導(dǎo)人的報告、討論情況、形成的決議和主持人的總結(jié)幾項基本內(nèi)容。

　　會議主體部分的記錄方法有兩種：一種是詳細記錄;一種是摘要記錄。

　　1、詳細記錄。詳細記錄主要用于重要會議。重要會議討論、研究的問題比較復(fù)雜，要求盡可能地記下發(fā)言者的原話，即怎么講的，就怎么記，特別重要的發(fā)言，不僅要完整無遺地記錄發(fā)言內(nèi)容，而且最好要記下發(fā)言者的語氣姿態(tài)。

　　重要會議的詳細記錄，記錄人必須把握以下三點：一是記載會議中有爭議的問題和分歧意見時，應(yīng)將爭議、分歧的焦點及有關(guān)人員發(fā)言爭論的觀點，詳細記下;二是記錄會議中的關(guān)鍵問題、要害問題時，應(yīng)將有關(guān)人員的發(fā)言詳細記下;三是記錄會議決議時，應(yīng)詳細記錄表決情況，對異議、棄權(quán)等情況要予以實錄，以備考查。對會議的決議性內(nèi)容，在會議結(jié)束前，記錄人應(yīng)念給與會人員聽，以便對決議事項推敲得更準(zhǔn)確。有些詳細記錄，必要時會后應(yīng)加以整理，爾后記錄人送會議主持人審閱并視情公布和印發(fā)，但原記錄不得毀掉，應(yīng)全文存檔以備核查。

　　2、摘要紀(jì)錄。摘要記錄主要用于一般會議。在沒有分歧和爭議的情況下，只需摘記關(guān)鍵內(nèi)容和重點發(fā)言，如在會上報告了什么事情，討論了什么問題，做出了什么決議，哪些人發(fā)了言，等等。

　　會議紀(jì)要的基本內(nèi)容，除了保持會議記錄的基本要點外，還必須突出三個方面：(1)會議概況。一般包括會議的宗旨(目的)、時間、地點、參加會議的單位和人員、召開會議的單位或主持人;會議的主要議題，專門會議還要寫會議的簡要經(jīng)過，對會議所作總的估價等等。(2)會議的成果。按照議題的層次，包括會議當(dāng)中與會者對哪些問題展開了討論，討論氣氛和情況如何，哪些問題取得了一致認識，并得出了什么結(jié)論，提出了什么意見和建議，哪些意見和建議需要與會者回去傳達、貫徹等等。(3)遺留問題。這部分包括會議涉及到但未得到徹底解決的問題和應(yīng)該涉及但未來得及討論研究的問題。寫遺留問題是“會議紀(jì)要”與“會議決議”不同的一個表現(xiàn)，可以說這是會議紀(jì)要的內(nèi)容特點。“決議”中所寫的內(nèi)容必須是取得一致意見并得出一致的結(jié)論的問題，而紀(jì)要則不然。凡是涉及的問題，特別是重要問題，不論是否被討論，也不管是否取得一致意見，一般應(yīng)該在紀(jì)要中扼要記下。當(dāng)然，有的紀(jì)要是不記遺留問題的。

　　三、會議記錄及紀(jì)要的格式

　　(一)會議記錄的基本要素與格式

　　會議記錄的基本要素包括會議名稱;會議時間;會議地點;記錄人;出席與列席會議人員;缺席人員;會議主持人;審閱;簽字;主要議題;發(fā)言記錄等方面。

　　會議記錄的基本格式如下：

　　司令部辦公會議記錄

　　時間：一九年月日時

　　地點：司令部辦公樓五樓大會議室

　　出席人：……

　　缺席人：

　　主持人：參謀長

　　記錄人：軍務(wù)處劉參謀

　　主持人發(fā)言：(略)

　　與會者發(fā)言：：……………………………………………

　　散會時間：

　　主持人：(簽名)

　　記錄人：(簽名)

　　(本會議記錄共頁)

　　(二)會議紀(jì)要的基本格式

　　會議紀(jì)要作為在會議紀(jì)錄的基礎(chǔ)上，分析、綜合、提煉、整理而成的一種紀(jì)實性文書，其基本格式是在會議記錄基礎(chǔ)上的，形成由標(biāo)題、正文和結(jié)尾三部分組成的公用文書。

　　1、標(biāo)題。一種是由會議名稱加文種名稱。一般是會議名稱在前，文種名稱在后。如：《全軍先進食堂現(xiàn)場座談會紀(jì)要》、《陸軍××軍××團思想政治工作會議紀(jì)要》;一種是由機關(guān)名稱、會議性質(zhì)加文種名稱。如：《××軍區(qū)后勤部辦公會議紀(jì)要》、《××軍分區(qū)人武部工作經(jīng)驗交流會議紀(jì)要》。

　　2、正文。會議紀(jì)要的正文分開頭、主體和結(jié)尾三個部分。

　　(1)開頭，一般寫會議概況，包括召開會議的依據(jù)(如上級的什么指示，黨、國家和軍隊的什么形勢，某項工作的需要等等)，召開會議的目的(即旨在解決什么問題)，會議的具體起止時間和地點，會議的全稱，與會范圍(包括哪些單位的哪些人員)，參加會議的主要領(lǐng)導(dǎo)人，在會上作過講話或指示的摘要;會議的基本議程(或議題)和主要活動，會議結(jié)果(即達到了什么目的，作出了什么決議;如重要會議，還要有要作出基本估價)。

　　(2)主體，是會議紀(jì)要的骨于，主要內(nèi)容，一般應(yīng)寫會議進展的主要情況，會議研究的問題，報告和發(fā)言的主要精神和要點，對各項議程的討論意見和結(jié)果，會議提出的今后的任務(wù)和要求等等，都要在這一部分反映出來。

　　(3)結(jié)尾，通常是寫會議提出的希望、號召，以便有關(guān)單位認真貫徹會議精神，努力完成各項任務(wù)。

　　需要說明的是，有的會議紀(jì)要整理出來后，往往以會議簡報的形式發(fā)表，這時的格式就必須與會議簡報格式相融合。由于會議簡報及其格式在本書前面已經(jīng)介紹過，因此，后面介紹例文時，我們只是介紹會議紀(jì)要的內(nèi)容寫作摹本，不涉及會議紀(jì)要整理完成后的上送或下發(fā)格式。

　　四、會議記錄及紀(jì)要的寫作要求

　　(一)會議記錄的寫作要求

　　會議記錄，不是記錄者主觀思考的產(chǎn)物，而是純客觀的記載，它不需要布局謀篇，不需要縝密構(gòu)思，只需要記錄者如實記載。因此，會議紀(jì)錄有如下幾方面的要求：

　　1.內(nèi)容要準(zhǔn)確。要如實地記錄與會者的發(fā)言，不論是詳細記錄，還是概要記錄，都必須忠實原意，不允許有一絲一毫主觀因素的參入，不得添加記錄者的觀點、主張，不得斷章取義，尤其是會議決定之類的東西，更不能有絲毫出入。要真實地、客觀地反映會議的基本情況和主要精神。

　　2.不遺漏要點。記錄的詳細與簡略，要根據(jù)情況決定。一般地說，決議、建議、問題和發(fā)言人的觀點、論據(jù)材料等要記得具體、詳細。一般情況的說明，可抓住要點，略記大概意思。

　　3.首尾始終如一。始終如一是記錄者應(yīng)有的態(tài)度。這是指記錄人從會議開始到會議結(jié)束都要認真負責(zé)地記到底，不能會議開始記得認真詳細，會議接近尾聲就記馬虎了。

　　4.嚴(yán)格按照格式。會議記錄的格式，是體現(xiàn)記錄的規(guī)范性、嚴(yán)肅性的基本形式，必須嚴(yán)格遵守。凡是發(fā)言，都要把發(fā)言人的名字寫在前;一定要先發(fā)言記錄于前，后發(fā)言記錄于后;記錄發(fā)言時要掌握發(fā)言的質(zhì)量，重點要詳細，重復(fù)的可略記。決議、建議、問題或發(fā)言人的新觀點在通常情況下都嚴(yán)格記具體、記詳細。

　　此外，做會議記錄，記錄速度要快。要專心致志，集中注意力，認真聽取與會者的發(fā)言。這就要求記錄人平時多注意聽力和速寫的訓(xùn)練，多聽快寫，耳聰手巧，久而久之，就會應(yīng)付自如。

　　(二)會議紀(jì)要的寫作要求

　　會議紀(jì)要除了保持會議記錄的原始風(fēng)格和撰寫要求外，還應(yīng)突出以下幾點：

　　一是記實。會議紀(jì)要必須如實地反映會議的基本情況和主要精神。撰寫者只能取舍、概括、提煉與會者的發(fā)言，不能以主觀愿望或某個領(lǐng)導(dǎo)人的意圖隨意增加會上根本沒有涉及的內(nèi)容，更不能以變換角度或斷章取義的手段篡改與會者的觀點，變更會議的中心議題。那樣做實際上是弄虛作假，是不正派的作風(fēng)。

　　二是精要。紀(jì)要必須真正摘其“要”而記之。撰寫紀(jì)要應(yīng)抓住會議的中心議題，認真分析研究與會者的發(fā)言，提綱挈領(lǐng)地反映會議的重要成果。切忌“眉毛胡子一把抓”，或者硬在不同觀點中求平衡。那樣寫，不僅會使紀(jì)要冗長拖沓，主次不分，甚至?xí)��?dǎo)致主次顛倒，使已經(jīng)解決的主要問題得不到充分反映，次要問題反客為主，以至降低紀(jì)要的質(zhì)量，嚴(yán)重的可能會造成思想混亂，帶來相反的效果。

　　三是理性。紀(jì)要所使用的材料和闡述的道理要有充分的說服力。這就要求在起草時，對會議發(fā)言者的某些觀點認真加以研究，他們所引用的材料要加以核對。因為與會者所講的情況，不少是憑記憶即興發(fā)言，難免有不準(zhǔn)確的地方，如果不加以核對，寫出的正式紀(jì)要就有可能產(chǎn)生副作用。與會者發(fā)言中講的道理，常有不夠完善的地方，撰寫的同志，可以在會下給予提醒，使其觀點更完善、更準(zhǔn)確，并將其寫進紀(jì)要中。切忌那種照貓畫虎、照相式的“純客觀”反映。這樣做的結(jié)果，表面看似乎忠于會上的發(fā)言，實則是一種不負責(zé)任的態(tài)度，最終與會者也是不會滿意的。

　　此外，會議紀(jì)要在語言表述上也有獨到的特點，常用名詞“會議”是作第一人稱出現(xiàn)，并當(dāng)作主語使用。如“會議認為”、“會議要求”、“會議回顧了”、“會議指出”、“會議強調(diào)”、“會議決定”、“會議希望”等。在反映發(fā)言內(nèi)容時，若需指名道姓，往往用“某某指出”、“某某強調(diào)”、“某某表示”等說法。這些用語要根據(jù)表述內(nèi)容，靈活應(yīng)用，做到恰到好處。

【會議記錄及紀(jì)要的寫作】相關(guān)文章：

會議記錄寫作指導(dǎo)01-22

會議紀(jì)要的寫作要點01-16

會議記錄寫作格式及范文06-07

會議紀(jì)要的寫作方法05-18

會議紀(jì)要寫作要點11-10

會議紀(jì)要寫作要求及范文07-27

會議紀(jì)要寫作標(biāo)準(zhǔn)格式范文08-25

會議記錄與會議紀(jì)要主要有什么不同07-05

會議記錄寫作要求、技巧及注意事項09-23