商務(wù)交接儀式禮儀的規(guī)范介紹
若是出于某種主觀原因，不便邀請(qǐng)來賓進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)參觀，也可以通過組織其參觀有關(guān)的圖片展覽或向其發(fā)放宣傳資料的方式，來適當(dāng)?shù)貪M足來賓的好奇之心。不論是布置圖片展覽，還是印制宣傳資料，在不泄密的前提條件下，均應(yīng)盡可能地使之內(nèi)容翔實(shí)，資料充足，圖文并茂。通常，它們應(yīng)當(dāng)包括有關(guān)工程項(xiàng)目或大型設(shè)備的建設(shè)背景，主要功能，具體規(guī)格，基本數(shù)據(jù)，開工與竣工的日期，施工、安裝、設(shè)計(jì)、接收的單位的概況，與國內(nèi)外同類項(xiàng)目、設(shè)備的比較，等等。為使之更具說服力，不妨多采用一些準(zhǔn)確的'數(shù)據(jù)來進(jìn)行討論，說明。
在儀式結(jié)束后，若不安排參觀活動(dòng)，還可為來賓安排一場(chǎng)綜藝類的文娛表演，以助雅興。表演者可以是東道主單位的員工，也可以邀請(qǐng)專業(yè)人士。表演的主要內(nèi)容，則應(yīng)為輕松、歡快、娛樂性強(qiáng)的節(jié)目。
需要說明的是，有關(guān)的工程項(xiàng)目或大型設(shè)備的交接，自然是與其完工驗(yàn)收相互銜接的。對(duì)于交付接收單位驗(yàn)收的工程項(xiàng)目、大型設(shè)備，施工安裝單位理當(dāng)精心設(shè)計(jì)、精心施工、精心安裝、保質(zhì)保量地如期完成任務(wù)。而接收單位也應(yīng)當(dāng)公事公辦，嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，切不可為圖一己之私利而手下留情，至使后患無窮。由于驗(yàn)收工作極其嚴(yán)厲復(fù)雜，而且頗耗時(shí)日，所以不應(yīng)為了趕時(shí)間、走過場(chǎng)、湊內(nèi)容，而將其列為交接儀式上的一項(xiàng)正式程序。換而言之，驗(yàn)收工作與交接儀式由于性質(zhì)不同，故應(yīng)有所區(qū)分，分別而論。正式的驗(yàn)收工作應(yīng)當(dāng)安排在交接儀式舉行之前進(jìn)行，而交接儀式則必須安排在驗(yàn)收工作全部過錯(cuò)成之后舉行。這主要是因?yàn)椋唤觾x式一旦舉行之后，有關(guān)的工程項(xiàng)目或大型設(shè)備既被正式交付給接收單位。此后它們倘若出現(xiàn)了質(zhì)量問題，當(dāng)然就不如在驗(yàn)收過程之中解決起來那么輕易。
最后，要留意在交接儀式上表現(xiàn)得體。在參加交接儀式時(shí)，不論是東道主一方還是來賓一方，都存在一個(gè)表現(xiàn)是否得體的問題。假如有人在儀式上表現(xiàn)失當(dāng)，往往就會(huì)使之黯然失色。有時(shí)，甚至還會(huì)因此而影響到有關(guān)各方的相互關(guān)系。
對(duì)東道主一方而言，需要注重的主要問題有：
一是要注重儀表修潔。東道主一方參加交接儀式的人員，不僅應(yīng)當(dāng)是“精兵強(qiáng)將”、“有功之臣”，而且應(yīng)當(dāng)使之能夠代表本單位的形象。為此，必須要求他們妝容規(guī)范、服飾得體、舉止有方。
二是要注重保持風(fēng)度。在交接儀式舉行期間，不答應(yīng)東道主一方的人員東游西逛、交頭接耳、打打鬧鬧。在為發(fā)言者鼓掌時(shí)，不答應(yīng)厚此薄彼。當(dāng)來賓為自己道喜時(shí)，喜形于色無可厚非，但切勿囂張放肆、自得忘形。
三是要注重待人友好。不管自己是否專門負(fù)責(zé)接待、陪同或解說工作，東道主一方的全體人員都應(yīng)當(dāng)自覺地樹立起主人翁意識(shí)。一旦來賓提出問題或需要幫助時(shí)，都要鼎力相助。不答應(yīng)一問三不知、借故推脫、拒絕幫忙，甚至胡言亂語、大說風(fēng)涼話。即使自己力不能及，也要向?qū)Ψ秸f明原因，并且及時(shí)向有關(guān)方面進(jìn)行反映。
對(duì)于來賓一方而言，在應(yīng)邀出席交接儀式時(shí)，主要應(yīng)當(dāng)重視如下四個(gè)方面的問題：
其一，應(yīng)當(dāng)致以祝賀。接到正式邀請(qǐng)后，被邀請(qǐng)者即應(yīng)盡早以單位或個(gè)人的名義發(fā)出賀電或賀信，向東道主表示熱烈祝賀。有時(shí)，被邀請(qǐng)者在出席交接儀式時(shí)，將賀電或賀信面交東道主，也是可行的。不僅如此，被邀請(qǐng)者在參加儀式時(shí)，還須鄭重其事地與東道主一方的主要負(fù)責(zé)人一一握手，再次口頭道賀。
其二，應(yīng)當(dāng)略備賀禮。為表示祝賀之意，可向東道主一方贈(zèng)予一些賀禮，如花籃、牌匾、賀幛等等。時(shí)下，以贈(zèng)予花籃最為流行。它一般需要在花店訂制，用各色鮮花插裝而成，并且應(yīng)在其兩側(cè)懸掛特制的紅色緞帶，右書“恭賀某某交接儀式隆重舉行”，左書本單位的畫龍點(diǎn)睛式全稱。它可由花店代為先其送達(dá)，亦可由來賓在抵達(dá)現(xiàn)場(chǎng)時(shí)面交主人。
其三，應(yīng)當(dāng)預(yù)備賀詞。假若自己與東道主關(guān)系密切，則還須提前預(yù)備一份書面賀詞，供被邀請(qǐng)代表來賓發(fā)言時(shí)之用。其內(nèi)容應(yīng)當(dāng)簡(jiǎn)明扼要，主要是為了向東道主一方道喜祝賀。
其四，應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)點(diǎn)到場(chǎng)。若無非凡原因，接到邀請(qǐng)后，務(wù)必牢記在心，屆時(shí)正點(diǎn)抵達(dá)。為主人捧場(chǎng)。若不能出席，則應(yīng)盡早通知東道主，以防在儀式舉行時(shí)來賓甚少，使主人因“門前冷落鞍馬稀”而難堪。
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