企業(yè)IT資產(chǎn)管理系統(tǒng)設(shè)計研究論文
如今我國的信息技術(shù)處于迅猛發(fā)展的階段,企業(yè)業(yè)務(wù)與IT系統(tǒng)的融合也越來越密切,許多的大型企業(yè)都是依靠計算機的管理程序進行企業(yè)管理。伴隨著企業(yè)管理日益信息化的發(fā)展進程,越來越多的信息設(shè)備被引進和利用,IT資產(chǎn)也成為企業(yè)的重要資產(chǎn)組成部分。企業(yè)IT資產(chǎn)主要是指企業(yè)中能夠為企業(yè)創(chuàng)造價值、帶來收益的硬件、軟件和信息資產(chǎn)。采用IT資產(chǎn)管理系統(tǒng)對企業(yè)進行信息化的管理可為企業(yè)節(jié)省大量的時間、人力和物力,在企業(yè)的業(yè)務(wù)成本、運行與管理和工作效率各方面都發(fā)揮著十分重要的作用。但是面對日益激烈的市場競爭,對企業(yè)對IT系統(tǒng)的要求上升到新的高度,更加追求IT系統(tǒng)的可用性、可靠性和安全穩(wěn)定性。可是企業(yè)IT資產(chǎn)系統(tǒng)存在統(tǒng)計成本高,更新管理和信息跟蹤難的問題,且要求管理人員在資產(chǎn)安裝、使用、變更、報廢回收的整個資產(chǎn)生命周期中都能完成科學(xué)合理的管理工作,又是對管理人員自身技術(shù)能力的一大挑戰(zhàn)。因此進行企業(yè)IT資產(chǎn)管理的優(yōu)化,使其能夠更好地為企業(yè)服務(wù)是企業(yè)管理人員首要考慮與解決的問題。
1IT資產(chǎn)和IT資產(chǎn)管理的特點
IT是InformationTechnology的簡稱,即信息技術(shù),IT資產(chǎn)簡單的講就是信息技術(shù)個人或集體所屬的資源,具體可分成實物資產(chǎn),軟件資產(chǎn)和信息資產(chǎn)等。實物資產(chǎn),即硬件,它的特點是屬于固定資產(chǎn),易磨損,更新速度快,且更新成本高;軟件資產(chǎn)的特點是屬于無形資產(chǎn),企業(yè)購買的只是軟件的使用權(quán),并可升級可復(fù)制;信息資產(chǎn)的特點是可復(fù)制性和依賴性。企業(yè)的IT資產(chǎn)管理系統(tǒng)是指以個人計算機為基礎(chǔ)的綜合資產(chǎn)管理系統(tǒng),是將從企業(yè)中日益增多的個人計算機、各種信息產(chǎn)品、工具、備品、租借品等IT資產(chǎn)的信息通過數(shù)據(jù)庫進行的一體化管理。使用IT資產(chǎn)管理系統(tǒng)可有效降低成本和自動化資產(chǎn)生命周期,幫助企業(yè)更好的了解資產(chǎn)成本、風(fēng)險和合同,從而做出更為明智的決策。與IT資產(chǎn)的各個特點相對應(yīng)的IT資產(chǎn)管理的特點有企業(yè)IT實物資產(chǎn)的管理是實物資產(chǎn)全生命周期的管理,是異構(gòu)系統(tǒng)集成的管理;對軟件資產(chǎn)的管理是許可證管理、補丁管理、升級管理;對信息資產(chǎn)的管理是對信息要求、獲取、服務(wù)與退出的全生命周期的管理,包括信息的檢索、備份、復(fù)制和存儲。IT資產(chǎn)管理人員對企業(yè)IT資產(chǎn)管理系統(tǒng)的設(shè)計要立足于IT資產(chǎn)與IT資產(chǎn)管理的特點,進行有針對性的設(shè)計。
2現(xiàn)階段我國企業(yè)IT資產(chǎn)管理系統(tǒng)的發(fā)展現(xiàn)狀
盡管在我國現(xiàn)階段,企業(yè)業(yè)務(wù)與IT系統(tǒng)已經(jīng)相當(dāng)融合,IT系統(tǒng)在幫助企業(yè)降低成本,提高效率方面做出了杰出的貢獻,但是其中仍然存在著諸多的問題,第一,IT資產(chǎn)統(tǒng)計成本高,企業(yè)需要經(jīng)常統(tǒng)計企業(yè)內(nèi)部各個部門的IT資產(chǎn)情況,且每進行一次統(tǒng)計都要消耗大量的人力、物力和財力。第二,IT資產(chǎn)更新管理難,企業(yè)中IT資產(chǎn)的轉(zhuǎn)移、維修、報廢、升級等都會對IT資產(chǎn)信息的統(tǒng)計造成很大的麻煩。第三,IT資產(chǎn)信息跟蹤難,IT資產(chǎn)數(shù)量過于龐大,內(nèi)容也相當(dāng)復(fù)雜,而且信息的更新速度十分快,這讓企業(yè)對IT資產(chǎn)信息的跟蹤工作難度加大。第四,IT資產(chǎn)效用評估難,IT資產(chǎn)的效益回報都是以隱性服務(wù)效益為主的,對它的.效用評估很難有一個清晰具體的把握。如何對IT資產(chǎn)的整個生產(chǎn)周期進行科學(xué)有效的管理是每一個管理工作者面臨的挑戰(zhàn)。在進行對企業(yè)的IT資產(chǎn)管理系統(tǒng)的設(shè)計時需要充分考慮到當(dāng)前的發(fā)展問題,以做到研發(fā)最有價值最貼切實際的企業(yè)IT資產(chǎn)管理系統(tǒng)。
3企業(yè)IT資產(chǎn)管理系統(tǒng)設(shè)計思想及系統(tǒng)需求
企業(yè)IT資產(chǎn)管理系統(tǒng)是集管理與服務(wù)為一身的系統(tǒng),對它的設(shè)計應(yīng)該致力于令它滿足企業(yè)對它的實際需求,即要求企業(yè)的IT資產(chǎn)管理系統(tǒng)能夠正確管理企業(yè)內(nèi)部各個部門及相應(yīng)職員的詳細信息;能夠根據(jù)用戶的不同身份采取不同的管理手段,為用戶提供相適應(yīng)的權(quán)限;能夠?qū)ο到y(tǒng)功能的增刪改查進行實時控制;能夠及時收集資產(chǎn)遷移等變動信息,并提供詳細準確的資產(chǎn)使用情況報告;能夠提供相應(yīng)的系統(tǒng)安全管理,用戶登陸和相應(yīng)的安全驗證管理;能夠為管理部門的工作決策提供數(shù)據(jù)支持等等,總之設(shè)計企業(yè)IT資產(chǎn)管理系統(tǒng)的最終目標是利用該系統(tǒng)實現(xiàn)企業(yè)IT資產(chǎn)管理的信息化,幫助企業(yè)降低成本,防范風(fēng)險,以提高工作效益。另外對企業(yè)IT資產(chǎn)管理系統(tǒng)的設(shè)計還需要注意以下幾點:第一,對系統(tǒng)的設(shè)計應(yīng)力求操作的簡便,使每一個員工都能進行正確的操作。第二,要將系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)格式相統(tǒng)一,使企業(yè)各個部門之間的各種數(shù)據(jù)得以標準化,這樣的話方便企業(yè)內(nèi)部的合作,有利于達成數(shù)據(jù)的一致和成果的共享。第三,要保證系統(tǒng)的穩(wěn)定性,這是保障整個企業(yè)的工作可以順利進行的關(guān)鍵。第四,對企業(yè)IT資產(chǎn)管理系統(tǒng)的設(shè)計要注意系統(tǒng)的發(fā)展環(huán)節(jié),要為系統(tǒng)日后的更新升級留有充足的余地。
4企業(yè)IT資產(chǎn)管理系統(tǒng)的功能模塊
企業(yè)IT資產(chǎn)管理系統(tǒng)的功能模塊主要指的是設(shè)備管理模塊,配件管理模塊,軟件管理模塊,耗材管理模塊和服務(wù)管理模塊五大模塊。對企業(yè)IT資產(chǎn)管理系統(tǒng)的設(shè)計對這五大模塊的建設(shè)都有相對應(yīng)的建設(shè)目標。分別是:在IT資產(chǎn)設(shè)備入庫時,建立相對應(yīng)的基本檔案,記錄設(shè)備的基本信息、配件、軟件和歷史臺賬等信息,并對設(shè)備管理的常用工作提供軟件支持,當(dāng)設(shè)備資產(chǎn)被員工使用時,還需對員工的基本信息進行備案;建立軟件檔案卡,對軟件的介質(zhì)、使用臺賬、使用人情況等信息進行詳細記錄;做好耗材的登記、領(lǐng)用和庫存的管理工作,提供零庫存查詢功能;對服務(wù)合同進行管理,記錄服務(wù)合同的基本信息和歷史臺賬信息。除此之外,還有對企業(yè)內(nèi)員工的管理工作,對每個報障事件的管理服務(wù)工作,對操作本系統(tǒng)的用戶進行操作管理等等。簡單的講,對企業(yè)IT資產(chǎn)管理系統(tǒng)的設(shè)計工作主要要做到對IT資產(chǎn)信息的集中管理、分類歸檔管理和全面的查詢統(tǒng)計。
5企業(yè)IT資產(chǎn)管理系統(tǒng)的總體設(shè)計
5.1系統(tǒng)管理模式設(shè)計
IT資產(chǎn)在進入企業(yè)內(nèi)部之時都要事先進行檔案卡的設(shè)備,將IT資產(chǎn)的流動過程和維修過程都一一納入檔案卡之中。檔案卡中的數(shù)據(jù)應(yīng)分為動態(tài)數(shù)據(jù)、靜態(tài)數(shù)據(jù)和配置數(shù)據(jù)三種,分別記錄檔案卡的流轉(zhuǎn)記錄;類別、名稱、廠家、登記人、ID、價格、入庫時間、資產(chǎn)所屬等信息;配屬零配件的信息。
5.2系統(tǒng)功能的設(shè)計
軟件、設(shè)備、配件、耗材、服務(wù)、系統(tǒng)、報表等八項管理內(nèi)容共同組成了管理系統(tǒng)設(shè)計的重要內(nèi)容。具體來說,設(shè)備記錄、領(lǐng)取、查詢等相關(guān)硬件的管理都屬于設(shè)備管理的范疇,而進行設(shè)備管理的第一步就是工作人員要對相關(guān)設(shè)備進行入庫登記,只有經(jīng)過入庫登記的硬件設(shè)備才能夠按規(guī)定領(lǐng)取使用。在具體的管理過程中,需要注意下面幾個原則:第一,通常情況下,入庫的新設(shè)備都將被默認為“已入庫可用”狀態(tài);第二,更改入庫設(shè)備狀態(tài)時,只有“已入庫不可用”和“已入庫可用”兩種情況下選擇;第三,領(lǐng)用、外借以及等待處理是設(shè)備出庫僅有的三種裝填,其中等待處理狀態(tài)的設(shè)備可對其進行相關(guān)處理,標記“已入庫可用”狀態(tài)的設(shè)備能夠進行外借和領(lǐng)用處理;第四,在“報廢”功能中對相關(guān)設(shè)備進行一定的修改、增加,同時將報廢配件狀態(tài)設(shè)置為“已處置”,且在處置原因一欄中填明是報廢;第五,對配件進行相關(guān)的管理和設(shè)計時,主要是有效實現(xiàn)對配件的入庫登記、領(lǐng)取、處置以及歸還等作用,并將這幾個作用前后有機聯(lián)系起來,從而形成一套完整的配件管理體系;第六,對設(shè)備進行管理時,還需要注意的是,對那些已經(jīng)刪除的配件要標記“已入庫狀態(tài)”,且能夠領(lǐng)用。在對設(shè)備進行報廢處理時,可以直接進入配件中的“已處置狀態(tài)”,此時的配件將不可以做領(lǐng)用處理。在管理耗材時同樣需要重復(fù)上述的方法,將入庫登記、申領(lǐng)等作用有機聯(lián)系起來,從而形成一套完整的、科學(xué)的耗材管理制度。在對耗材管理進行設(shè)計的過程中,可分別對耗材設(shè)置“已入庫”、“已領(lǐng)用”、“可領(lǐng)用”、“不能領(lǐng)用”等四種狀態(tài)。管理服務(wù)合同可具體分為兩個方面,即外包服務(wù)和附屬服務(wù),其中設(shè)備的維護、網(wǎng)絡(luò)運行以及應(yīng)急支持等服務(wù)屬于外包服務(wù)。而合同中規(guī)定的采購服務(wù)則屬于附屬服務(wù),與硬件、軟件、配件以及耗材等是相互對應(yīng)的。軟件管理指的是對軟件進行登記、查詢、領(lǐng)用以及歸還等相關(guān)的管理,其也同樣具有四種狀態(tài),即“待入庫”、“已入庫”、“已領(lǐng)用”、“已處置”。管理工作日志指的是記錄每項服務(wù)的內(nèi)容以及提供“服務(wù)人”、“服務(wù)時間”、“服務(wù)客戶”等方面的查詢服務(wù)。管理報表統(tǒng)計指的是依據(jù)相關(guān)的查詢條件,尋找最符合條件的記錄結(jié)果集合,以便用戶實現(xiàn)對IT固定資產(chǎn)的統(tǒng)計與管理。管理系統(tǒng)指的是系統(tǒng)管理人員有效實現(xiàn)對組織架構(gòu)、角色、用戶以及相關(guān)權(quán)限的有效管理。
5.3技術(shù)構(gòu)架設(shè)計
該文所重點分析的技術(shù)構(gòu)架是三層技術(shù)構(gòu)架,總體分成系統(tǒng)平臺、支撐平臺和應(yīng)用平臺三大部分,其中系統(tǒng)平臺主要是業(yè)務(wù)辦公信息處理的平臺,在進行平臺設(shè)計時要應(yīng)采用多層應(yīng)用體系結(jié)構(gòu)和模塊化的設(shè)計方法進行設(shè)計,充分保障系統(tǒng)開放性、先進性、可擴展性和跨平臺性優(yōu)勢的發(fā)揮。應(yīng)用平臺是WEB應(yīng)用系統(tǒng)提供給用戶的統(tǒng)一的操作平臺,對應(yīng)用平臺進行設(shè)計時需建設(shè)和完善業(yè)務(wù)處理模塊,并提供對其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)交換接口。所謂的支撐平臺指的是運用組件的形式為事務(wù)處理能力提供專項服務(wù),并通過該平臺可有效實現(xiàn)為用戶提供各種服務(wù)的功能,且為網(wǎng)絡(luò)通訊以及數(shù)據(jù)庫的讀取提供一定的組件和接口。
6企業(yè)IT資產(chǎn)管理系統(tǒng)的實現(xiàn)
根據(jù)系統(tǒng)功能、IT資產(chǎn)管理系統(tǒng)分為設(shè)備管理、配件管理、耗材管理和報表統(tǒng)計等模塊。企業(yè)IT資產(chǎn)管理系統(tǒng)的實現(xiàn)也主要是指這六大模塊功能的實現(xiàn)。設(shè)備管理的功能在于對所有設(shè)備的登記、領(lǐng)用、歸還、處置、檔案卡、整合、拆分、查詢、打印,設(shè)備登記環(huán)節(jié)包括設(shè)備登記、設(shè)備修改、設(shè)備刪除和設(shè)備入庫。對設(shè)備入庫的管理主要是對入庫設(shè)備設(shè)置為可用或不可用,對于不可用的設(shè)備、不發(fā)生領(lǐng)用歸還等操作。設(shè)備領(lǐng)用是指完成員工做設(shè)備的領(lǐng)用登記工作,主要登記更改設(shè)備狀態(tài)、增加設(shè)備領(lǐng)用的流轉(zhuǎn)信息、增加設(shè)備所攜帶配件的流轉(zhuǎn)信息。其他的設(shè)計工作還包括設(shè)備使用人變更、設(shè)備歸還、增加和更改配件以及樣本維護。軟件管理實現(xiàn)是指實現(xiàn)軟件管理對全公司所有軟件的登記、領(lǐng)用、歸還、處置、檔案卡、查詢、打印等功能,具體的要求與設(shè)備管理相同。服務(wù)合同管理的實現(xiàn)主要是實現(xiàn)資產(chǎn)維修管理功能,并實現(xiàn)所有服務(wù)登記、檔案卡、打印、查詢等管理功能主要包括資產(chǎn)維修、維修登記、檔案卡三部分。對配件管理的實現(xiàn)是指實現(xiàn)所有配件的登記、領(lǐng)用、歸還、檔案卡、查詢等管理功能,主要包括配件登記、配件領(lǐng)用、配件歸還和檔案卡四部分。對耗材管理的實現(xiàn)也主要指的是企業(yè)內(nèi)所有耗材的登記、領(lǐng)用查詢、打印等管理功能,主要包括耗材登記、耗材領(lǐng)用和耗材統(tǒng)計三方面。報表統(tǒng)計的實現(xiàn)是將所有的IT資產(chǎn)信息化的過程,要求做到按時間、職能部門、品牌對設(shè)備進行統(tǒng)計;按時間、職能部門對軟件進行統(tǒng)計;按時間、職能部門對配件進行統(tǒng)計;按時間、職能部門對耗材進行統(tǒng)計,并且報表統(tǒng)計還支持組合查詢和復(fù)雜條件查詢。對工作日志管理的實現(xiàn)主要是維護設(shè)備、軟件、配件以及耗材的類別信息,而類別管理主要分為類別添加、類別修改和類別刪除。
7結(jié)語
該文對企業(yè)IT資產(chǎn)管理系統(tǒng)的特點、發(fā)展現(xiàn)狀以及對企業(yè)IT資產(chǎn)管理系統(tǒng)設(shè)計的思路與需求,具體的設(shè)計與實現(xiàn)進行了詳細的分析。對日后我國企業(yè)管理的信息化發(fā)展提供了一定的借鑒依據(jù),對促進企業(yè)IT資產(chǎn)管理系統(tǒng)的進一步完善有著十分重要的意義。
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