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    行政助理實習(xí)內(nèi)容

    時間:2024-10-15 18:23:19 好文 我要投稿
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    行政助理實習(xí)內(nèi)容

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      1、組織辦好會議主持、做好會議紀(jì)要等;

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      2、協(xié)助制定、監(jiān)督、執(zhí)行公司行政規(guī)章制度;

      3、組織公司辦公費用的計劃、辦公用品的購買、管理和發(fā)放工作;

      4、管理公司參考書籍及光盤等資料;

      5、做好公司人員考勤和處理各種假期;

      6、管理公司的.公共衛(wèi)生; 發(fā)放日常福利、節(jié)日福利;

      7、公司的宣傳資料以及其他物品的管理工作;

      8、購買、管理和維修公司固定資產(chǎn);

      9、定購機(jī)票、預(yù)定酒店等外聯(lián)工作;

      10、完成直屬上司交辦的臨時性工作。

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      1.接聽電話接待來訪

      在一些公司里,行政文員需要接聽相關(guān)客戶的電話以及對客戶的電話咨詢等方面的問題進(jìn)行解答。在接聽電話時要使用文明用語,語言應(yīng)親切簡練、禮貌、和氣,公話嚴(yán)禁私用,一律不得撥打信息臺;對來訪者要使用文明用語,熱情接待,要認(rèn)真傾聽來訪者的'敘述。如未能及時有效地解決,應(yīng)做好相應(yīng)的記錄并跟進(jìn)落實。

      2.文件制發(fā)及檔案管理

      一部分企業(yè)中行政文員是需要制作報表以及把一些工作會議或者上級傳達(dá)下來的指令做成文件。文件制發(fā)后應(yīng)將文件內(nèi)容傳達(dá)到應(yīng)周知的相關(guān)部門和人員,并督導(dǎo)落實。文件制發(fā)后,應(yīng)先分類整理再按要求進(jìn)行歸檔,公司內(nèi)部綜合類檔案原則上以半年為周期進(jìn)行建檔。公司檔案管理的基本原則是:統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),分級管理;維護(hù)檔案的完整與安全;便于公司和社會對檔案的有效利用。

      3.例會組織與紀(jì)要

      在要召開例會之前,行政文員需要做好一系列的準(zhǔn)備工作,如,通知到每位與會人員并告知會議內(nèi)容。按要求安排好人員的座次及發(fā)言順序,發(fā)言要短小精悍,有效地利用時間,討論實質(zhì)性的問題。與會人員均應(yīng)將手機(jī)設(shè)置為會議狀態(tài)。

      4.日常制度監(jiān)管

      在一些企業(yè)公司中,行政文員充當(dāng)著一部分管理監(jiān)督作用,對企業(yè)內(nèi)部員工施行扣分制、打考情等相關(guān)制度。在現(xiàn)有的管理模式中,加大行政督導(dǎo)的執(zhí)行力度,有效地實施行政制度及監(jiān)管,及時調(diào)整管理方式、方法,建立和諧的工作氛圍與高效運作的工作效率。

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      (1)負(fù)責(zé)做好計算機(jī)打字、復(fù)印等行政工作。

      (2)負(fù)責(zé)公司辦公設(shè)備的管理,計算機(jī)、傳真機(jī)、簽字長途電話、復(fù)印機(jī)的具體使用和登記,名片印制等工作。

      (3)負(fù)責(zé)公司郵件和報刊的收取、分發(fā)工作。

      (4)負(fù)責(zé)公司電話小總機(jī)的接線工作。對來往電話駁接準(zhǔn)確及進(jìn)、聲音清晰、態(tài)度和藹,恰當(dāng)使用禮貌用語;對未能聯(lián)絡(luò)上的記錄在案并及時轉(zhuǎn)告;對緊急電話設(shè)法接通,未通者速報行政部經(jīng)理處理。

      (5)負(fù)責(zé)低值易耗辦公用品的`發(fā)放、使用登記和離職時的繳回。

      (6)負(fù)責(zé)各類辦公用品倉庫保管,每月清點,年終盤存統(tǒng)計,做到入庫有驗收、出庫有手續(xù),保證帳實相符。

      (7)按標(biāo)準(zhǔn)定額,做好添購辦公用品的計劃編制和申購手續(xù)工作,做到既不脫檔又是不長期積存。

      (8)完成各項勤雜、采購工作。

      (9)負(fù)責(zé)公司辦公場所的室內(nèi)外綠化、盆景狀況的檢查監(jiān)督,保證舒適良好的工作氛圍

      (10)負(fù)責(zé)下班時對整個辦公區(qū)的巡視,查看門窗、水機(jī)電源、電腦電源等、關(guān)閉情況并做記錄。

      (11)完成行政部經(jīng)理臨時交辦的其他任務(wù)。

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