文秘崗位基礎知識
在一個企業(yè)中,文秘工作具有十分重要的作用,相關政策法規(guī)的宣傳貫徹、老總的指令、公司的決策、企業(yè)的理念、員工的聲音,規(guī)章制度、信息傳遞、社交關系、溝通聯(lián)絡等等,都會在文秘工作中體現(xiàn)出來。下面是文秘崗位基礎知識，隨小編一起來看一下吧。
秘書是公司和當?shù)陿淞⒂诳蛻裘媲暗男蜗蟠翱冢且粋�樞紐起著承上啟下的作用，是店長的左右手。一個優(yōu)秀的秘書能為主管分擔一半以上的事務及管理工作。店務秘書的主要工作職責有：店內事務管理;互動管理;與總部溝通管理;緊急事務應對管理
(一)客戶資料管理
【總客戶登記冊】用于登記當天值班接待的上門客人和經紀人當天獲取的除上門外的客人，秘書負責提醒督促經紀人將當天收集到的所有客人登記在總客戶登記冊上。及時更換收藏已登記滿的總客戶登記冊，存檔一年后作廢銷毀。
【登報客戶登記表】用于登記登報來電問詢的客戶，編號并與當天下午下班前統(tǒng)一分配給經紀人，督促跟進。及時收藏半年后作廢銷毀。
(二)制度執(zhí)行
秘書在執(zhí)行制度過程中應以《公司制度》、《行為規(guī)范》及當?shù)旯芾碇贫葹闃藴剩l(fā)現(xiàn)某同事違反規(guī)定時，及時給予提醒，或匯報店長，由店長決定是否處罰，店長確定處罰，秘書開罰單，店長簽字，秘書執(zhí)行罰款。
(三)考勤管理：秘書應該熟練掌握《考勤管理辦法》的詳細內容，嚴格監(jiān)督打卡情況。中國房地產中介聯(lián)盟網--聯(lián)盟吧-
(四)值班管理：秘書于當月的最后一天制定下月的值班表，由店長確認簽字生效，于晚會告知傳閱并張貼告示當?shù)晖剩员阌诮浖o人提前做計劃。
(五)衛(wèi)生管理：當天衛(wèi)生由值班人員打掃，秘書應監(jiān)督當?shù)晷l(wèi)生及辦公設備的整潔度。發(fā)現(xiàn)值班人員沒做衛(wèi)生或馬虎對待的，告知店長，由店長處罰。每月負責組織至少一次的衛(wèi)生大掃除。
(六)表格表單管理
【普通表單格】：經紀人用和秘書用的表單格分類存放于固定位置，并標識清楚，一周整理一次，及時備存，確保各類表單格齊全供經紀人使用。
【特殊表單格】：租賃合同和收據(jù)要在租賃專員提出申請時發(fā)放，發(fā)出24小時內收回租賃傭金，收據(jù)本和一份存檔合同(一式三份中的其中一份)。作廢合同三份都收回并注明“作廢”的字樣。月底將當月的所有存檔合同匯總，制作租賃檔案上交財務部
(七)當?shù)贽k公用品和基金的管理
【辦公用品的領用】制作成一份辦公用品領用登記表，監(jiān)督領用登記，月底統(tǒng)計，供數(shù)據(jù)分析用。對當?shù)贽k公設備進行維護，如出現(xiàn)故障先尋找原因，在能力范圍內的盡量獨立解決，在能力范圍外的及時與廠家或其他服務機構聯(lián)系。
【當?shù)昊鸬墓芾怼浚焊鶕?jù)當?shù)昃唧w情況于月初或月末將當?shù)昊鹗罩骷毐韽堎N告示
(八)數(shù)據(jù)匯總
【每周】：周考勤匯總，客戶和房源統(tǒng)計，帶看量、簽單數(shù)匯總。
【每月】：月考勤匯總，客戶和房源匯總，帶看量簽單明細統(tǒng)計，當?shù)暝捹M及辦公用品費用統(tǒng)計。
(九)接待
【客戶接待】：在值班人員外出帶看或繁忙時接待上門客戶，將客戶信息分類登記于登記表中，盡量詳細具體，并于當天交接給值班人員。秘書所接待的'房源及客人統(tǒng)歸當天值班人員所有。
【同事接待】：來者是客，到當?shù)陙淼乃杲浖o人或其他部門的同事都應熱情接待，倒水讓座，提供恰當?shù)膸椭?/p>
【注意事項】：
a：秘書是公司的形象代表，是當?shù)甑拇翱诤蜆屑~，接待禮儀要規(guī)范細致到位。
b：隨時保持飽滿的精神狀態(tài)。
(十)注意職責與工作任務：
1、負責公司內、外部文書處理：負責集團公司相關資料文件的接收、裝訂、傳閱、送簽;負責集團公司內的復印、傳真、打印等工作。
2、協(xié)助辦公室主任進行相關會議的組織，并做好記錄：負責會議的記錄和整理;負責會議場所的安排與布置;負責會議的服務工作及相關活動的安排;負責會議相關資料的編印。
3、協(xié)助辦公室主任做好公司的接待工作：協(xié)助辦公室主任負責公司來訪人員的接待，包括外事活動的組織、接待、翻譯工作;協(xié)助辦公室主任負責公司相關公共關系的建立和保持。
4、協(xié)助辦公室主任做好其它各項工作：協(xié)助辦公室主任做好公司印簽的使用與管理，并做好用印的登記，以備查。
5、協(xié)助檔案管理員做好檔案管理工作。
6、完成辦公室主任交辦的其它各項工作。
(十一)權力和責任：
權力：相關文書的起草權。
考核指標：文書起草、會議記錄完成質量及完整性;文書收發(fā)的及時性、準確性;考勤、服從安排、遵守制度;其他專業(yè)知識技能。
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