房地產(chǎn)公司檔案管理制度
在不斷進(jìn)步的時(shí)代，制度使用的情況越來越多，制度一般指要求大家共同遵守的辦事規(guī)程或行動(dòng)準(zhǔn)則，也指在一定歷史條件下形成的法令、禮俗等規(guī)范或一定的規(guī)格。那么擬定制度真的很難嗎？以下是小編收集整理的房地產(chǎn)公司檔案管理制度，僅供參考，歡迎大家閱讀。
房地產(chǎn)公司檔案管理制度1
一、總則
本制度規(guī)定了本公司檔案資料的管理部門與收集與立卷、歸檔、保管、借閱、保密、銷毀等管理內(nèi)容。
二、檔案的管理機(jī)構(gòu)
（一）公司綜合辦公室是檔案管理部門，綜合辦公室主任具體負(fù)責(zé)檔案的日常理工作，辦公室檔案員做日常具體工作。
（二）財(cái)務(wù)資料，技術(shù)資料，房屋銷售資料、合同資料、法律資料的原件分別由財(cái)務(wù)部、工程部、銷售部、綜合辦公司歸檔并保存；工程技術(shù)資料由技術(shù)部負(fù)責(zé)歸檔；其余資料原稿由公司綜合辦公室歸檔并保存。
（三）各部門或個(gè)人視實(shí)際需要，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可留存影本。
（四）辦公室檔案員主要工作職責(zé) ：
1. 制定或參與制定檔案工作的規(guī)章制度；
2. 對(duì)公司各部門文件材料的歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督；
3. 做好公司檔案的收集、整理、保管和利用工作；
4. 提高檔案管理的水平和技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、科學(xué)化。
三、檔案的收集與立卷
檔案的收集就是把分散的，以及散失到其他部門的各類檔案資料，按有關(guān)規(guī)定，整理立卷，集中到綜合辦公室進(jìn)行歸檔。
（一）立卷的時(shí)間
凡已辦理完畢的具有保存價(jià)值的各種文件資料，均應(yīng)在十日內(nèi)整理并保存，需移交綜合辦公室立卷的要在十日內(nèi)辦理交接手續(xù)。
（二）立卷的要求
1. 各部室設(shè)立兼職資料員，在規(guī)定的歸檔時(shí)間內(nèi)，把整理審定完畢的檔案資料進(jìn)行裝訂后，交綜合辦公室立卷歸檔；
2. 立卷時(shí)資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確，請(qǐng)示和批復(fù)的底稿、正文和附件必須立在一起；
3. 立卷時(shí)應(yīng)編制好案卷目錄，把文件的作者、標(biāo)題、日期等項(xiàng)目填寫清楚，概括而簡潔地?cái)M寫好案卷標(biāo)題，把案卷內(nèi)容表達(dá)出來，裝訂整齊、牢固，填寫備考表；
4. 填寫案卷一律用碳素黑水筆或鋼筆，禁止用圓珠筆或鉛筆，字跡應(yīng)清楚、準(zhǔn)確；
5. 立卷應(yīng)以各部門形成的文件為主，根據(jù)文件形成的特點(diǎn)，保持文件的歷史聯(lián)系，適當(dāng)照顧文件的保存價(jià)值，使案卷能正確反映公司生產(chǎn)活動(dòng)狀況和面貌；
6. 立卷應(yīng)以部門為主，結(jié)合其他特征的方法組卷，把有密切聯(lián)系的文件組合在一起；
7. 立卷應(yīng)把上級(jí)文件與公司文件，按保管期限和文件年限分開立卷；
8. 文件組成案卷后，卷內(nèi)文件應(yīng)按照一定規(guī)律進(jìn)行排列，系統(tǒng)地反映問題，做到查找方便；
9. 各種實(shí)物檔案（獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)?wù)隆⒆C書、牌匾、饋贈(zèng)品等）歸檔必須有原件，并保持其完好無損；
10. 聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時(shí)間、 地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。
四、檔案的歸檔
（一）凡公司發(fā)出的文件，由綜合辦公室的檔案員收集并歸檔。
（二）當(dāng)一項(xiàng)工作已完成時(shí)，由經(jīng)辦人員將該項(xiàng)工作形成的全部文件材料系統(tǒng)整理后，主動(dòng)送交綜合辦公室檔案員歸檔。
1. 無論是內(nèi)部文件還是外來文件資料，事情完畢后，一周內(nèi)原稿統(tǒng)一由綜合辦公室負(fù)責(zé)歸檔，任何部門及個(gè)人不得自行留存；
2. 管理性文件材料應(yīng)在辦理完畢一周內(nèi)及時(shí)歸檔；
3. 項(xiàng)目證件辦理完畢后一周內(nèi)歸檔，綜合辦公室負(fù)責(zé)督辦；
4. 工程圖紙、工程標(biāo)書等項(xiàng)目文件材料應(yīng)在項(xiàng)目工程交付使用后及時(shí)歸檔，周期長的可分階段、單項(xiàng)歸檔；
5. 員工外出參加公務(wù)活動(dòng)形成的文件材料應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后一周內(nèi)歸檔；
6. 會(huì)計(jì)文件材料應(yīng)由財(cái)務(wù)部門整理歸檔；
7. 變更、修改、補(bǔ)充的文件材料、內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動(dòng)和員工調(diào)動(dòng)、離崗時(shí)留在部門或個(gè)人手中的文件材料、公司產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過程中形成的文件材料應(yīng)隨時(shí)歸檔。
五、檔案的保管
檔案保管工作應(yīng)做到四不：不散（不使檔案分散），不亂（不使檔案互相混亂），不丟（檔案不丟失不泄密），不壞（不使檔案遭到損壞）。同時(shí)，應(yīng)做好防火、防潮、防曬、防蟲、防損、防盜、防塵工作，以提高檔案的安全性，對(duì)破損檔案應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)。
六、檔案的借閱
（一）檔案只供本公司利用，一般不外借。如情況特殊，須經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可查閱；
（二）各部室工作人員可直接查非密級(jí)檔案資料。公司重要文件和有密級(jí)的檔案，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱；
（三）檔案借閱者應(yīng)負(fù)責(zé)檔案的完整和完全，不得私自影印、復(fù)制、翻印，不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加標(biāo)注證，不得轉(zhuǎn)借；
（四）檔案一般不得借出綜合辦公室。如有特殊情況，可以作短期外借，但必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。逾期不還者，檔案員要及時(shí)催還；
（五）借閱檔案須妥善保管，若有遺失，將根據(jù)檔案的價(jià)值和數(shù)量報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，責(zé)令其賠償一切損失。
七、檔案保密要求
（一）檔案員和借閱利用檔案的人員要樹立高度的政治責(zé)任心，加強(qiáng)保密意識(shí)，雙方共同做好保密工作；
（二）有密級(jí)檔案只許在綜合辦公室查閱，不許帶離本室。有密級(jí)檔案復(fù)制時(shí)，需經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)；
（三）有密級(jí)檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)；
（四）公司員工在調(diào)離本公司時(shí)，需按綜合辦公室要求整理已形成的文件材料，并退還所借檔案，經(jīng)審查無誤簽字后，才能調(diào)離。檔案員調(diào)離，應(yīng)由辦公室主任監(jiān)督辦理，檔案交接之后，方能調(diào)離。
八、超期檔案的銷毀
（一）對(duì)超過保存期限檔案，由檔案員登記造冊(cè)，經(jīng)辦公室主任和檔案形成部門領(lǐng)導(dǎo)共同鑒定，報(bào)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，按規(guī)定銷毀；
（二）經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，可單獨(dú)存放半年，經(jīng)驗(yàn)證確無保留價(jià)值時(shí)，再行銷毀，以免誤毀；
（三）銷毀文件必須在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并指派專人監(jiān)銷，嚴(yán)禁將銷毀的文件作為它用，或作廢紙出售。文件銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀注冊(cè)上簽字。
房地產(chǎn)公司檔案管理制度2
第一條 目的：
為加強(qiáng)公司各類檔案管理的規(guī)范性，特制定本辦法。
第二條 適用范圍：
公司的全部文書檔案、人事檔案、會(huì)計(jì)檔案、工程檔案。
第三條 管理權(quán)限：
各相關(guān)部門
第四條 檔案的立卷歸檔：
1.行政檔案的立卷：
（1）立卷范圍：公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中的收文及批辦過程中的批辦材料；以公司名義發(fā)出的文件（定稿、存本、附件）；各種會(huì)議文件及會(huì)議記錄；公司內(nèi)部管理類文件（日常工作中形成的計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、規(guī)章制度等）；公司內(nèi)部形成的除人事、財(cái)務(wù)方面之外的其它請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)；公司對(duì)外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同原件（工程部一份，由財(cái)務(wù)部門一份存檔及多余份數(shù)綜合辦公室保存；只有一份原件的，由財(cái)務(wù)部門保存，其他報(bào)名保存復(fù)印件，并在其上注明原件存放處）；在工作過程中形成的'照片、錄音帶、錄像帶、計(jì)算機(jī)軟盤及光盤、工具類書籍；公司領(lǐng)導(dǎo)或部門經(jīng)理外出參觀學(xué)習(xí)等活動(dòng)帶回的文字、聲像、科技資料。
（2）有關(guān)部門須保留檔案原件時(shí)，綜合辦公室應(yīng)保存復(fù)印件，并在復(fù)印件上注明原件存放處。
2.工程檔案的立卷：
（1）立卷范圍：與工程相關(guān)的具有現(xiàn)實(shí)和長遠(yuǎn)保存價(jià)值的各類工程文件資料（工程前期資料、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理資料、設(shè)備資料；工程竣工驗(yàn)收資料等）。
（2）工程部應(yīng)派專人負(fù)責(zé)技術(shù)檔案的整理、立卷、歸檔工作，歸檔文件資料必須完整、準(zhǔn)確，經(jīng)過系統(tǒng)整理、編目后由工程部負(fù)責(zé)人審查后歸檔。
（3）工程結(jié)束后，由工程部負(fù)責(zé)移交有關(guān)部門存檔。
第五條 檔案的保管：
1.凡公司在各類經(jīng)營活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件資料，均應(yīng)由各檔案管理有權(quán)部門進(jìn)行收集、整理、立卷歸檔及甲常管理，其它部門和個(gè)人不得擅自留存。
2.凡屬立卷歸檔的文件資料，必須為原件，書寫格·式必須符合要求，書寫工具須為鋼筆或黑色碳素筆，且應(yīng)保證其完整、齊全、分類清楚。
3.檔案管理實(shí)行一月一整理制度，所有歸檔文件均應(yīng)為已完成文件。
4.各檔案管理有權(quán)部門的部門經(jīng)理應(yīng)定期對(duì)本部門全部檔案的保管及借閱登記狀況進(jìn)行核查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)向上級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，以便及時(shí)采取措施確保檔案的安全。
5.對(duì)破損和變質(zhì)的檔案及時(shí)進(jìn)行復(fù)制和修補(bǔ)。
第六條 檔案的借閱：
1.借閱檔案時(shí)需填寫《借閱登記表》；并不得將檔案帶離所在辦公室。
2.經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后檔案被借出時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在該檔案的位置上，放一張代替卡，卡上應(yīng)標(biāo)明檔案卷號(hào)、借閱時(shí)間、借閱單位、借閱人姓名，以便按時(shí)催還，防止檔案丟失。
3.秘密檔案的借閱應(yīng)由綜合辦公室主任在借閱登記表中簽字認(rèn)可；機(jī)密檔案由檔案管理有權(quán)部門主管副總簽字認(rèn)可；絕密檔案由公司總經(jīng)理簽字認(rèn)可后方可借閱。
4.保密性檔案原則上不得摘抄或復(fù)印，如確實(shí)需要時(shí)，應(yīng)由檔案管理有權(quán)部門最高負(fù)責(zé)人在借閱登記表中簽字認(rèn)可。
5.借閱檔案的部門和個(gè)人，必須妥善保管檔案資料，不得將其拆散，或進(jìn)行涂改、勾劃、折疊、抽頁等損壞性行為，也不得轉(zhuǎn)借他人使用。
6.借閱人歸還檔案時(shí)必須經(jīng)檔案管理人認(rèn)真檢查后方可進(jìn)行銷號(hào)。
第七條 檔案的銷毀：
檔案銷毀由辦公室報(bào)請(qǐng)公司主管副總及總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行，并須由公司指派專人進(jìn)行監(jiān)督。
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