項目資料管理制度（精選13篇）
在當今社會生活中，很多場合都離不了制度，制度是維護公平、公正的有效手段，是我們做事的底線要求。想必許多人都在為如何制定制度而煩惱吧，下面是小編為大家收集的項目資料管理制度，歡迎閱讀，希望大家能夠喜歡。
項目資料管理制度 1
為加強本項目施工技術管理，完善工程質量技術資料的收集、存檔工作，保證工程竣工結算及工程交工驗收的順利進行，根據(jù)《xx市建設工程文件材料整理和檔案移交工作辦法》，及公司有關文件資料檔案工作的有關規(guī)定，特制定本辦法。望項目各有關人員密切配合，共同遵照執(zhí)行。
一、工程技術資料填寫的要求
1、相關文件
《建筑工程竣工驗收統(tǒng)一用表填表說明》(xx市檔案館)
《建筑工程文件歸檔整理規(guī)范》(gb/t50328-20xx)
2、資料填寫內容必須真實可靠、數(shù)據(jù)準確、資料的形成與工程形象進度同步。資料所記載的內容必須與實際圖物相符，并按規(guī)定已通過了一定的審批、檢查、驗收程序，負有責任的各方在資料指定位置上簽署意見，簽名或蓋章并注明時間。
3、作為工程檔案，必須用黑色簽字筆或碳素鋼筆及單面黑色復寫紙書寫，要求字體端正、清晰易辨、嚴禁涂改。
二、主要工程技術資料填寫要求及責任人
1、工程基線復核單、單位工程座標定位測量記錄、垂直度觀測記錄、建筑物沉降觀測記錄，由測量人員按單位工程分層數(shù)填寫，交項目總工核定。要求所填數(shù)字準確無誤，所繪簡圖上各測點應編號，表中應有測量者、校核者簽名。由測量員交項目資料員一式四份(含原件二份)。
2、質量、安全整改通知單由質量安全組填寫，令工長限期整改，復檢無誤后，將結果記錄在上。由質量員、安全員交項目資料員一式三份(含原件一份)。
3、隱蔽工程驗收記錄，由負責所辦隱蔽工程內容的工長在下一道工序施工前辦理。隱蔽記錄上應有施工部位及隱蔽項目，重點寫出施工及修改依據(jù)、質量情況，必要時繪出簡圖。并須報質檢員驗收簽字、經項目自檢合格后，由各相關工長向監(jiān)理公司工地代表簽字及蓋章認可。資料填報及所有簽字蓋章完畢后交項目資料員一式四份(含原件二份)。
4、檢驗批驗收記錄，由各主管工長負責填寫，要求填寫規(guī)范，簽字蓋章齊全，由各主管工長向監(jiān)理公司工地代表簽字及蓋章認可。資料填報及所有簽字蓋章完畢后交項目資料員一式四份(含原件二份)。
5、各分項工程施工安全質量技術交底卡，由負責施工的`工長填寫。主要是對施工工藝、質量標準、技術安全措施、施工規(guī)范要求、對新結構、新規(guī)范、新技術以及圖紙會審提出的有關問題，解決方法等進行詳細且有針對性的技術交底，填寫要具體，交接手續(xù)應及時且要齊全，所有交底必須要有交底人、接受交底人(接受交底人必須是經各分包或民建隊書面指定的各班組長)的簽名及交接時間，以明確責任，班組所有人員必須逐一簽字，不得找人代簽。本交底一式四份，交項目資料員二份。
6、工程質量自檢、互檢、交接檢記錄，由工長及班組長負責填寫，并有交接雙方及有關檢查人員簽字，質量檢查評語，并經質檢員及工程技術負責人簽字核實，由質檢員交項目資料員一式三份(含原件一份)。
7、材料合格證：主要包括鋼材、水泥、砂石、砌體、外墻磚、樓梯磚、防水材料、半成品(如欄桿)、涂料等材料，由負責提供材料的供應商隨進場材料同時供應，由項目材料員負責收集。一般應提供一式二份原件，若提供復印件或抄件，必須注明原件存放處并加蓋供應商公章，項目材料員必須在材質或檢查報告上加蓋材料方章，注明工程名稱、材料名稱、規(guī)格、進場數(shù)量、使用部位、經辦人等內容，資料內容必須齊全。由材料員交項目資料員一式四份(含原件二份)。
8、鋼筋原材、焊接試驗報告，砼、砂漿試塊強度報告(包括同條件養(yǎng)護試塊及拆模強度試塊強度報告)，砂漿、砼配合比設計報告，水泥、砂石檢驗報告及其它材料復檢報告均由試驗員提供，各施工工長負責提供使用部位，設計要求，構件名稱等有關數(shù)據(jù)，試件組數(shù)應符合施工驗收規(guī)范的有關規(guī)定(注：實行100%有見證送檢，其中另加5%的質監(jiān)站監(jiān)督抽檢)。鋼筋焊接試驗報告還必須加蓋方章(注明焊接人員姓名及操作證號)，由試驗員交項目資料員一式四份(含原件二份，如果有)。
9、鋼材力學、工藝性能試驗報告，鋼筋進場應按直徑分批檢驗，檢驗內容包括查對標志.外觀并按現(xiàn)行國家有關標準規(guī)定抽取試件，作力學、工藝性能試驗(必須見證取樣)，合格后才可用于工程上。鋼材力學、工藝性能試驗報告，要求使用部位要填寫清楚，按試驗結果判定鋼材等級，如須降級用或改變使用部位應注明.由試驗員交項目資料員一式四份(含原件二份，如果有)。
10、水泥物理性能檢驗報告：水泥性能指標必須符合gb75-92及其它規(guī)范標準.進場的水泥須做到檢驗合格后使用，杜絕使用無試驗和偽劣水泥，防止發(fā)生工程質量事故.水泥物理性能檢驗報告，由試驗員交項目資料員一式四份(含原件二份，如果有)。
11、砼質量攪拌記錄，由試驗員按砼申請報告單向攪拌站索取，由試驗員交項目資料員一式四份(含原件二份)。
12、施工日記：必須以單位工程逐日填寫，并應填寫如下內容：天氣情況，工程進展情況及施工部位，因設計與現(xiàn)場不符，由設計單位或建設單位在現(xiàn)場解決的設計問題和對施工圖修改記錄，勞動力調配.材料設備供應情況，質量安全技術管理情況及各種事故情況及原因分析，處理記錄，停水停電待料等意外情況記錄及所采取的措施，與本工程有關的其他情況。工程完工交項目資料員存檔。項目的施工日志由項目總工填寫。
13、各分項工程、分部工程驗收記錄由項目總工根據(jù)檢驗批如實填寫，向監(jiān)理公司工地代表簽字蓋章齊全后交項目資料員一式四份原件。
14、圖紙、設計變更發(fā)放由項目資料員統(tǒng)一進行發(fā)放，并作好記錄，所有圖紙、設計變更、來函必須發(fā)放項目副經理以便指導施工，項目相關管理人員領取圖紙、設計變更后要對圖紙及時進行標注并妥善保管，不得遺失，要確保圖紙、變更的完整性。
15、資料的交接必須辦理好交接簽字手續(xù)，以備查驗。
三、外部文件的處理
1、原則上，外部文件的收發(fā)工作由項目資料員統(tǒng)一負責。
2、對外來所有文件均需辦理收文卡，并報項目領導審批后進行處理。資料員對外來文件進行處理時，需嚴格保證及時，避免在工程施工中造成不必要的損失。
3、對材料報驗及實驗報告向監(jiān)理公司的報驗工作，由項目實驗員依據(jù)監(jiān)理公司要求進行報驗工作。項目質檢組負責報驗前的檢查工作。若材料的報驗過程中出現(xiàn)問題，需及時上報項目領導進行處理。
4、對于進場設備、機械的報驗，由項目機電工長根據(jù)監(jiān)理公司要求填寫報驗手續(xù)后，交項目資料員統(tǒng)一向監(jiān)理公司進行報送。
5、對分包文件的處理由項目資料員統(tǒng)一負責。
四、分包資料的管理
1、分包資料的管理由項目資料員在分包進場時，對各分包分別進行交底，明確資料填寫要求及資料填寫執(zhí)行標準及統(tǒng)一用語等。
2、項目總包管理人員(暫為項目經理及項目副經理)應協(xié)助項目資料員進行分包資料的管理，做到及時準確的收集資料。
3、分包資料的收集整理由分包單位負責，完工時交總包單位匯總后上報。
4、分包單位施工過程中的報審資料，由分包單位進行填寫，并加蓋紅章后報總包單位，總包單位負責向監(jiān)理公司上報。
5、分包單位完工時，應保證上交總包單位一式五套完整工程資料原件。其原件的要求同前。
五、工程技術資料填寫統(tǒng)一用語
1、工程名稱：xxxx
2、設計單位：xxxxxxx建筑設計研究院
3、建設單位：xxxxx房地產有限公司
4、監(jiān)理單位：xxxxx建設監(jiān)理有限公司
5、施工單位：xxxxx建設工程有限責任公司
6、工程隊別(或施工班組) ：填寫一線作業(yè)班組.如：xxx班
7、施工部位：必須填寫棟號、軸線、標高。
8、單位填寫采用國際單位，書寫采用英文縮寫，如： m2，m3，t，kg等。
9、資料原則上均采用手寫，所有簽名必須由本人用黑色簽字筆簽字。
10、施工部位層段位置的填寫與設計圖紙一致，填寫時需按軸線+層數(shù)+標高。結構施工中填寫的層數(shù)是指本自然層底板結構，其余與自然層一致。
11、當同一層結構需分幾個檢驗批驗收時，幾個驗收部位務必閉合。
六、對內資料發(fā)放部門
(一)、項目生產會議紀要：
勞務隊、會議相關分包單位、項目部內部傳閱
(二)、分包協(xié)調會議紀要
勞務隊、會議相關分包單位、項目部內部傳閱
(三)、技術交底會議紀要
勞務隊、會議相關分包單位、項目部內部傳閱
(四)、設計圖紙、變更
勞務隊、鋼筋翻樣、相關工長、預算、測量組、質檢組、內業(yè)組、經理室、總工室
(五)、項目管理辦法
勞務隊、相關分包單位、施工組、質檢組、內業(yè)組、各相關部門、經理室、總工室
(六)、總階計劃、月計劃、周計劃
勞務隊、相關分包單位、施工組、質檢組、內業(yè)組、各相關部門、經理室、總工室
(七)、發(fā)分包商函件
相關分包商、抄送監(jiān)理、業(yè)主、項目留底、施工組、經理室、總工室
(八)、發(fā)甲方文件
業(yè)主、華西監(jiān)理、項目留底
七、其它注意事項
1、凡提供資料的部門及責任人，必須按施工工序及時向項目質檢員或資料員提供工程上的一切資料，質檢人員及時按分工檢查資料，收集整理齊全后，移交項目資料員，并向項目總工匯報。
2、凡所提供資料未按要求填寫或手續(xù)不齊、模糊不清、有缺漏項等，資料員有權拒絕接收，并限期整改。
3、對項目發(fā)放的圖紙.設計變更.圖紙會審等有關工程技術資料，以及項目內部形成的會議紀要.生產計劃等資料，各有關人員必須嚴格按照iso9001要求，裝訂成冊，妥善保管，直至工程完工。
4、施工人員因工作調離本項目，須將其簽收的有關工程資料以書面形式移交接收人，并將移交清單交項目資料核實后，方可離場。
5、所有資料的提供者與接收者必須履行交接簽字工作，并將收發(fā)文登記表裝釘成冊妥善保管。若因交接不清發(fā)生資料遺失，由各相關責任人負責補齊資料并追究相關責任。
6、項目總工將定期或不定期對工程資料進行檢查。
項目資料管理制度 2
1、由項目部辦公室負責管理性文件的收發(fā)、傳閱、編制清單歸類保存。由項目技術負責人負責施工圖、技術核定單、變更通知單的收發(fā)，負責編制目錄，分發(fā)清單，所有施工圖的持有人應對圖紙的修改，變更及時標識。
2、所有文件資料由文件批準人決定發(fā)放范圍和份數(shù)，文件發(fā)放人應填寫《文件和資料發(fā)放登記表》，按發(fā)放范圍和數(shù)量發(fā)放文件，并做好編號及登記。
3、文件領用人在收到文件和資料時，應在文件發(fā)放的表格上登記簽字。
4、在發(fā)放過程中，文件使用部門應及時撤出作廢/失效文件。
5、當文件使用人的文件破損嚴重，影響使用時，應向文件發(fā)放部門辦理更換手續(xù)，交回破損文件，補發(fā)新文件、編號不變，文件發(fā)放部門應將原破損文件收回處理。
6、文件使用人文件丟失后，應向文件發(fā)放部門辦理補領手續(xù)，在補領申請時必須作出書面說明，文件發(fā)放部門在補發(fā)文件時應重新進行分發(fā)編號，并注明作廢。
7、在用有效文件控制清單項目部辦公室負責編制管理性《有效文件控制清單》，項目工程部負責編制技術性《有效文件控制清單》，以識別和管理在用有效文件及現(xiàn)行修訂狀態(tài)。
8、文件和資料的更改
a.當文件和資料需要更改時，應由文件更改人或更改部門填寫《文件和資料更改申請表》，說明更改的理由依據(jù)和更改內容，如更改涉及其它部門時，應重新會審。
a.文件更改原則上應由原審批人審批，當原審批人不在或需指定其它人員審批時，則該人應得到相應的授權書和文件審批所需的有關背景資料。
a.經更改審批的文件，由審批人填寫《文件和資料更改通知單》，并發(fā)至有關部門。
d.文件持有人根據(jù)《文件和資料更改通知單》的指令，直接在文件的相應處進行更改，但應確保內容的正確、清晰，并將《文件更改通知單》附于文件后或收回原文件，并做好發(fā)放登記。
a.文件更改后，文件更改部門應將更改內容審批件存檔備查。
a.文件更改應做好記錄和標識。
9、作廢的文件應加蓋“作蓋”印章，已作廢、失效的文件應在文件的使用場合中撤出。
10、文件和資料的'保管
a.文件和資料持有人應妥善保管好所用的文件資料，防止丟失、損壞，若損壞丟失應向主管領導報告，批準后按二.5和二.6辦理。
a.文件資料的存檔按公司檔案管理辦法規(guī)定辦理。
a.文件管理人在調離崗位或存檔時，必須移交全部文件，并作好文件移交記錄。
11、文件和資料的使用控制
a.文件和資料需要時，由需要人填寫《文件和資料復印審批表》，應經主管部門或部門負責人批準，規(guī)定復印的份數(shù)、編號，發(fā)放應做好記錄和登記。
a.需要臨時借閱文件的人員應填寫《文件和資料借閱申請單》，經文件管理部門負責人批準后方可借閱，借閱后必須及時歸還，文件一般情況下不外借，如確需外借，需經主管領導批準。
項目資料管理制度 3
1、由項目部辦公室負責管理性文件的收發(fā)、傳閱、編制清單歸類保存。由項目技術負責人負責施工圖、技術核定單、變更通知單的收發(fā)，負責編制目錄，分發(fā)清單，所有施工圖的持有人應對圖紙的修改，變更及時標識。
2、所有文件資料由文件批準人決定發(fā)放范圍和份數(shù)，文件發(fā)放人應填寫《文件和資料發(fā)放登記表》，按發(fā)放范圍和數(shù)量發(fā)放文件，并做好編號及登記。
3、文件領用人在收到文件和資料時，應在文件發(fā)放的表格上登記簽字。
4、在發(fā)放過程中，文件使用部門應及時撤出作廢/失效文件。
5、當文件使用人的文件破損嚴重，影響使用時，應向文件發(fā)放部門辦理更換手續(xù)，交回破損文件，補發(fā)新文件、編號不變，文件發(fā)放部門應將原破損文件收回處理。
6、文件使用人文件丟失后，應向文件發(fā)放部門辦理補領手續(xù)，在補領申請時必須作出書面說明，文件發(fā)放部門在補發(fā)文件時應重新進行分發(fā)編號，并注明作廢。
7、在用有效文件控制清單，項目部辦公室負責編制管理性《有效文件控制清單》，項目工程部負責編制技術性《有效文件控制清單》，以識別和管理在用有效文件及現(xiàn)行修訂狀態(tài)。
8、文件和資料的更改
a.當文件和資料需要更改時，應由文件更改人或更改部門填寫《文件和資料更改申請表》，說明更改的理由依據(jù)和更改內容，如更改涉及其它部門時，應重新會審。
b.文件更改原則上應由原審批人審批，當原審批人不在或需指定其它人員審批時，則該人應得到相應的授權書和文件審批所需的有關背景資料。
c.經更改審批的文件，由審批人填寫《文件和資料更改通知單》，并發(fā)至有關部門。
d.文件持有人根據(jù)《文件和資料更改通知單》的`指令，直接在文件的相應處進行更改，但應確保內容的正確、清晰，并將《文件更改通知單》附于文件后或收回原文件，并做好發(fā)放登記。
e.文件更改后，文件更改部門應將更改內容審批件存檔備查。
f.文件更改應做好記錄和標識。
9、作廢的文件應加蓋“作蓋”印章，已作廢、失效的文件應在文件的使用場合中撤出。
10、文件和資料的保管
a.文件和資料持有人應妥善保管好所用的文件資料，防止丟失、損壞，若損壞丟失應向主管領導報告，批準后按二.5和二.6辦理。
b.文件資料的存檔按公司檔案管理辦法規(guī)定辦理。
c.文件管理人在調離崗位或存檔時，必須移交全部文件，并作好文件移交記錄。
11、文件和資料的使用控制
a.文件和資料需要時，由需要人填寫《文件和資料復印審批表》，應經主管部門或部門負責人批準，規(guī)定復印的份數(shù)、編號，發(fā)放應做好記錄和登記。
b.需要臨時借閱文件的人員應填寫《文件和資料借閱申請單》，經文件管理部門負責人批準后方可借閱，借閱后必須及時歸還，文件一般情況下不外借，如確需外借，需經主管領導批準。
項目資料管理制度 4
第一條、項目檔案的整理
全部項目檔案的匯總整理應由建設單位負責進行或組織，其內容包括：
1、根據(jù)專業(yè)主管部門的建設項目檔案分類編號規(guī)則以及項目的實際情況，設計、制定統(tǒng)一的項目檔案分類編號體系。小型項目直接按項目、結構或專業(yè)分類；大中型項目按工程或專業(yè)分類，下設屬類。
2、依據(jù)項目檔案分類編號體系對全部項目檔案進行統(tǒng)一的分類和編號；生產使用單位需要按企業(yè)檔案統(tǒng)一進行分類和編號的，建設單位（并責成設計、施工及建立單位）可用鉛筆臨時填寫檔案號。
3、對全部項目檔案進行清點、編目，并編制項目檔案案卷目錄及檔案整理情況說明。
4、負責貫徹實行國家及本行業(yè)的技術規(guī)范及各種技術文件表格
第二條、項目檔案的移交
1、項目檔案驗收合格后，建設單位應按合同及規(guī)定的要求，在項目正式通過竣工驗收后三個月內，向生產使用單位及其它有關單位辦理檔案移交。凡是分期或分機組的項目，應在每期或每機組正是通過竣工驗收后辦理檔案移交。
2、建設單位與業(yè)主單位、生產使用單位及其它有關單位應辦理項目檔案移交手續(xù)，明確檔案移交的內容、案卷數(shù)、圖紙張數(shù)等，并有完備的'清點、簽字等交按手續(xù)：建設單位轉為生產單位的，按企業(yè)檔案管理要求辦理。
3、竣工驗收以后，在大中型城市規(guī)劃區(qū)范圍內的重要建設項目。建設單位應在6個月內向城市建設檔案接收單位報送與城市規(guī)劃、建設及其管理有關的項目檔案。
項目資料管理制度 5
第一條、項目文件的整理
1、建設項目所形成的全部項目文件在歸檔前應根據(jù)國家有關規(guī)定，并按檔案管理的要求，由文件形成單位進行整理。
2、建設單位各機構形成或收到的有關建設項目的前期文件、設備技術文件、竣工試運行文件及驗收文件，應根據(jù)文件的性質內容分別按年度、項目的單項或單位工程整理
3、勘查、設計單位形成的基礎材料和項目設計文件，應按項目或專業(yè)整理。
4、施工技術文件應按單項工程的專業(yè)，階段整理；檢查驗收記錄、質量評定及監(jiān)理文件按單位工程整理。
5、設備、技術、工藝、專利及商檢索賠文件應由承辦單位整理；現(xiàn)場使用的譯文及安裝調試形成的非標準圖、竣工圖、設計變更、試運行及維護中形成的文件，工程事故處理文件由施工單位整理。
第二條、項目文件的組卷
1、組卷要遵循項目文件的形成規(guī)律和成套性特點，保持卷內文件的有機聯(lián)系；分類科學，組卷合理；法律性文件手續(xù)齊備，符合檔案管理要求。
2、項目施工文件按單項工程、單位工程或裝置、階段、結構、專業(yè)組卷：項目竣工圖按建筑、結構、水電、暖通、電梯、消防、環(huán)保等順序組卷；設備文件按專業(yè)、臺件等組卷；管理性文件按問題、時間或項目依據(jù)性、基礎性、竣工驗收文件組卷；監(jiān)理文件按文種組卷；原材料試驗按單項工程、單位工程組卷。
3、案卷及卷內文件不重份；同一卷內有不同保管期限的文件。該卷保管期限從長。
第三條、案卷與卷內文件的排列
1、管理性文件按問題、時間或重要程度排列。
2、施工文件按管理、依據(jù)、建筑、安裝、檢測試驗記錄、評定、驗收排列。
3、設備文件按依據(jù)性、開箱驗收、隨機圖樣、安裝調試和運行維修等順序排列。
4、竣工圖按專業(yè)、圖號排列。
5、卷內文件一般文字在前，圖樣在后；譯文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定（草）稿在后。
第四條、卷內編目，裝訂必須符合規(guī)定要求，詳見綜合科檔案管理制度
第五條、聲像材料整理
聲像材料整理時應附文字說明。對事由、時間、地點、人物、作者等內容進行著錄。
第六條、項目文件的歸檔
1、建設單位各機構、各施工承包單位、監(jiān)理單位應在建設項目完成后，將經整理，編目后所形成的項目文件按合同協(xié)議規(guī)定的要求，向建設單位檔案管理機構歸檔。
2、根據(jù)基本建設程序和項目特點，歸檔可按階段分期進行，也可在單項工程或單位工程完成并通過竣工驗收后于竣工驗收文件一并歸檔。
3、歸檔文件應完整、成套、系統(tǒng)。應記述和反應建設項目的規(guī)劃、設計、施工及竣工驗收的全過程；真實記錄和準確反應項目建設過程和竣工的實際情況，圖物相符，技術數(shù)據(jù)可靠、簽字手續(xù)完備；文件質量應符合項目文件質量要求的規(guī)定。
4、勘查、設計、施工及建立單位需向本礦歸檔的文件，應按國家有關檔案管理的規(guī)定和附表1的要求單獨立卷歸檔。
5、外文資料應將題名、卷內章節(jié)目錄譯成中文，經翻譯人、審校人簽署的譯文稿與原文一起歸檔。
第七條、項目文件的歸檔審查施工單位在項目竣工文件收集，編制和整理后，應依次由竣工文件的編制方、質監(jiān)部門、監(jiān)理部門對文件的完整、準確情況和案卷質量進行審查或三方會審，經建設單位確認并辦理交接手續(xù)后連同審查記錄全部交建設單位檔案管理機構。
第八條、項目文件的歸檔時間
1、除受委托進行項目檔案匯總整理外，各施工承包單位應在項目實體完成后三個月內將項目文件向建設單位歸檔；有尾工的.應在尾工完成后及時歸檔。即：在其項目鑒定、竣工后或財務決算后三個月內歸檔，周期長的可分階段、單項歸檔。
2、外購設備儀器或引進項目的文件材料在開箱設備驗收或接收后即時登記，安裝調試后歸檔（任務結束后一周內向上級檔案室移交）。
3、電子文件的邏輯歸檔實時進行，物理歸檔應與紙質文件歸檔時間一致。
4、磁帶、照片及底片、膠片、實物等形式的文件材料應在工作結束后及時歸檔（一周內）。
5、下列文件材料應隨時歸檔：
5.1、變更、修改、補充的文件材料；
5.2、礦內部機構變動和職工調動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料；
5.3、礦產權變動過程中形成的文件材料；
5.4、其他臨時活動形成的文件材料。
項目資料管理制度 6
第一條、項目文件的形成和積累項目文件產生于項目建設全過程。其形成、積累和管理應列入項目建設計劃和有關部門及人員的職責范圍、工作標準或崗位責任制。并有相應的檢查、控制及考核措施。
第二條、項目建設各階段文件的收集及其責任
1、項目準備階段
建設單位各機構負責收集、積累和整理項目前期文件以及設備，工藝和涉外文件：勘查、設計單位負責收集、積累勘查、設計文件，并按規(guī)定向建設單位檔案部門提交有關設計基礎資料和設計文件。
2、項目施工階段
項目實行總承包的'。由各分包單位負責其分包項目全部文件的收集、積累、整理，并提交總承包單位匯總；由建設單位分別向幾個單位發(fā)包的。由各承保單位負責收集、積累其承包項目的全部文件；項目監(jiān)理單位負責收集，積累項目監(jiān)理文件。建設單位委托的項目監(jiān)理單位負責監(jiān)督、檢查項目建設中文件收集、積累和完整、準確、系統(tǒng)情況、審核，簽認竣工文件。并向建設單位提交有關專項報告、驗證材料及其他監(jiān)理文件。
3、項目試運行階段
試運行單位負責收集、積累在生產技術準備試運行中形成的文件：項目器材供應、財務管理單位或部門應負責收集、積累所承擔項目的器材供應和財務管理中形成的文件。
第三條、收集范圍
1、反映與項目有關的重要職能活動、具有查考利用價值的各種載體的文件，應收集齊全，規(guī)入建設項目檔案。
2、項目文件歸檔范圍和保管期限見附表1
第四條、收集時間
各類文件應按文件形成的先后順序或項目完成情況及時收集：引進技術、設備文件應首先由建設單位或接受委托的承包單位登記、歸檔、再行譯校、復印和分發(fā)使用。
第五條、項目文件質量要求
1、字跡清楚，圖樣清晰。圖表整潔、簽字手續(xù)完備。
2、需永久、長期保存的文件不應用易褪色的書材料（紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復寫紙、鉛筆等）書寫、繪制。
3、復印、打印文件及照片的字跡、線條和影像的清晰及牢固程度應符合設計標定質量的要求。
4、錄音、錄像文件應保證載體的有效性。
5、長期存儲的電子文件應使用不可擦除型光盤。
項目資料管理制度 7
1.1基本管理制度
1.1.1項目部每周舉行周例會一次，由項目技術負責人主持，項目經理等全體項目成員參加。每次例會后，應在下周一內將會議紀要上報公司工程技術部經理。
1.1.2每周未提出項目上周工作執(zhí)行情況及下周工作安排情況上報工程技術部經理或總工程師。
1.2.3每月底將當月開竣工項目、在建項目進度月報表上報總工程師或工程技術部經理。
1.1.4出現(xiàn)重大質量、服務或客戶投訴事故，立刻安排相關人員處理。處理的同時，應上報處理技術方案以及費用分析方案給公司工程技術部經理，以便公司正確決策。
1.1.5事故處理結束后，應在3日內完成事故處理報告，報告內容應包括起因分析、責任人分析、事故處理費用等相關內容并上報公司.
1.2資料管理制度
1.2.1內業(yè)資料包括施工技術文件和施工過程記錄資料，是編制竣工文件、施工技術總結、進行質量事故分析、工程成本分析等工作的基本依據(jù)。
1.2.2內業(yè)各類資料的分類登記、保管和借閱等制度責任到人。
1.2.3資料按照細目分類管理，建立文件清單、受控文件有效文件、作廢文件目錄、在文件上進行標示。
1.2.4內業(yè)資料范圍：
①設計文件資料：包括設計圖、參考圖、變更設計、設計圖審核、設計圖優(yōu)化和各種規(guī)范、驗標等。
②過程控制資料：包括檢驗批記錄、分項工程評定、分部工程評定、測量資料、施工日志、征地拆遷、地質核查、作業(yè)指導書、技術交底及技術交底發(fā)放記錄、工程試驗、試驗檢驗及測量設備臺賬等。
③施工技術管理資料：包括項目部形成的各種文件、會議記錄和會議簽到表、施工組織設計、施工規(guī)范、驗收標準、創(chuàng)優(yōu)規(guī)劃、保證工程質量、安全和環(huán)境保護措施、管理方案、應急預案、水保措施、施工技術小結或總結、竣工文件相關資料、施工過程驗收及竣工驗收記錄，竣工驗收報告等。
④工程試驗資料，設專門資料檔案由試驗室負責管理。試驗資料包括原材料試驗檢驗報告、材料合格證、成品及半成品質量合格證、原始檢查試驗資料、理論配合比、施工配合比、進場檢驗、試件記錄等。
⑤其它技術資料，含文字、圖紙、照片、錄音、錄像及電子版技術資料。
1.2.5內業(yè)資料的管理：
①資料的收集應真實及時記錄施工全過程，可按施工專業(yè)分類分階段收集，資料的整理可按單位工程分類組卷。
②對上級單位下發(fā)的設計文件進行查收、使用和保管。
③負責管理本單位組織核查的技術資料以及上級單位下發(fā)的全部核查資料。
④負責管理公司全部施工調查資料以及工程項目經理部下發(fā)的.有關施工調查資料。
⑤及時將建設單位或監(jiān)理單位批復的開（復）工報告進行編號統(tǒng)計管理以及建設單位批復的變更設計資料進行編號統(tǒng)計管理。
⑥負責本公司及所轄項目部全部技術交底資料收發(fā)管理。
⑦負責保存公司各項目工程全部測量資料。
⑧計量、試驗資料暫由本部負責保管。
⑨竣工文件所需有關資料簽證、驗收資料、施工記錄和其它竣工資料在工程竣工后按建設單位要求分類立卷。
⑩各類技術資料均應按專業(yè)分類立卷，并編制卷內目錄，收發(fā)、借閱應履行簽字手續(xù)；
標準設計圖應分類存放，定期清理，及時補充新圖，更換修改圖紙和剔除舊圖，需保存作為參考的舊圖應有作廢標識，并注明修改、作廢的日期和依據(jù)。
1.2.6內業(yè)資料管理基本要求
①內業(yè)資料的收集、整理、存檔應符合編制竣工文件所要求的內容、格式和裝訂樣式。
②設專人負責內業(yè)資料管理，建立資料的接收、登記、分發(fā)等臺賬本。
③內業(yè)資料的收集、整理按單位工程進行存放、裝訂、擺放按照工作順序進行，首頁擺放記錄目錄清單。
④施工日志記錄要求規(guī)范，將現(xiàn)場發(fā)生的問題要如實記錄，對嚴重問題要追蹤調查，對處理結果要有記錄。必須是以一個單位工程進行記錄、存檔，不得用一本施工日志記兩個以上單位工程施工情況或混記。
⑤填寫內業(yè)資料時要求字跡清晰、字面干凈整潔、規(guī)范，不能隨意涂改，用語要嚴謹，質量結論要有充分的評判依據(jù)，并具有追溯性。填寫內容不能漏項、不能留有空白，無內容可填的部分打一斜杠。
⑥內業(yè)資料的簽名人員必須是經辦人自己，必須看清姓名，不能潦草，不能使用個性簽名，并且必須是在職職工和有簽字權的。禁止代替簽字或模仿簽字。
⑦內業(yè)資料所用紙張滿足規(guī)定要求，字體用宋體四號字，紙張左邊距和頂邊距應適當留大，以便于裝訂。圖紙也必須滿足規(guī)定要求，圖紙要有標題內容，要有說明、單位、標注、比例、制圖、復核等，并繪制圖形邊框。
⑧工程材料報驗單、出廠合格證、出廠試驗報告、進場檢驗自檢報告等填寫的日期、編號、批號、內容、規(guī)格、操作人員等內容要前后一致，不能出現(xiàn)時間上、邏輯上矛盾。工程材料報驗單、試驗報告等必須注明本試驗代表的批量、批號、數(shù)量、規(guī)格、使用的工程部位或地點。鋼筋焊接試驗報告必須注明焊接工的姓名和崗位證書。
⑨工程報驗單、隱蔽工程檢查證等報驗、簽證資料應有的附圖、試驗資料、過程記錄資料、其它附件資料必須附上，對質量結論必須寫明判斷的依據(jù)。
⑩檢驗批、分項、分部、單位工程質量評定情況描述要詳細，基本項目、保證項目、允許偏差項目的填寫內容，數(shù)據(jù)要真實、可靠，不得漏項或數(shù)據(jù)不夠。
⑾建立專門的資料分區(qū)。規(guī)劃整潔，面積適當，標識明確。分區(qū)內防潮，保持干燥，嚴禁煙火。
⑿資料架文件盒擺放整齊，每個文件盒的正面、側面標明資料名稱及檔案盒號。每個文件盒內均建立記錄目錄清單，反應目錄和資料的份數(shù)、記錄存放時間、存放檔案盒號、歸檔部門、文件內容表明是否有效、借閱時間和借閱人及退還時間等。
⒀對資料進行登記造冊、歸檔，建立登記總臺帳，并與卷內子目錄相互對應。
項目資料管理制度 8
1.編制依據(jù)
1、上級頒發(fā)的規(guī)程、規(guī)范、標準以及經過批準的本單位制定的實施細則。
2、有效的設計文件、施工圖紙及設計變更文件。
3、制造廠家提供的設備圖紙、技術說明中的技術標準和要求。
4、經上級批準的施工技術措施、合理化建議、先進經驗及技術革新成果中有關修改驗收標準的規(guī)定。
5、與有關單位議定的補充質量標準；上級或本單位召開的有關會議正式作出的技術決定。
2.工程質量三級檢查驗收：
1、工程質量檢查驗收分隊（班）自檢、項目經理部復檢和工程管理部專檢三級進行。
（1）隊（班）自檢：施工人員應對施工質量負責，施工后立即自行檢查，發(fā)現(xiàn)問題即行處理，不合格不交工；并同時做好自檢記錄，在完工時交項目經理部復檢。
（2）項目經理部復檢：項目經理部對隊（班）提交的自檢技術紀錄進行復檢（全檢），工程管理部應組織足夠的人員深入現(xiàn)場，及時掌握施工情況，在組織復檢的同時，幫助施工班組解決施工過程中遇到的技術問題。
（3）工程管理部專檢：在項目部復檢完成后，填寫完成復檢記錄，向工程管理部提交質量檢查申請。
2、三級檢查驗收項目的劃分由管理科制定。
3、多工種接續(xù)施工的工程應進行工序交接檢查，上道工序不合格，下道工序施工人員有權拒絕繼續(xù)施工。
3.質量等級的評定：
質量等級的.評定按分項、分部和單位工程三階段進行。質量評定分為合格、優(yōu)良兩級。分項或分部工程評級作為分部或單位工程的基礎。有%以上分項評為優(yōu)良，且其中主要分項評為優(yōu)良的分部工程，其質量評為優(yōu)良，否則為合格。有%分部工程評為優(yōu)良，且其中主要分部評為優(yōu)良的單位工程，其質量評為優(yōu)良，否則為合格。
分項工程合格級的標準如下：
（1）符合圖紙和技術規(guī)范要求
（2）施工偏差不超過允許最大值
（3）工藝水平一般
（4）重要項目記錄完整、資料完全，自檢工作認真。
項目資料管理制度 9
①項目部文件資料(含甲方、監(jiān)理及公司主管部門文件資料)，必須及時傳達到相關單位及相關人員。
②合同文件，凡由項目部負責簽訂的合同，必須經相關部門審查，報總經理審批簽署后，方可交合同另一方實施。
③設計院、甲方簽署的變更統(tǒng)一發(fā)放到相關單位。
④專業(yè)工程師簽認的.變更(通知)、簽證，由項目經理審查上報甲方簽認后，蓋技術專用章，統(tǒng)一發(fā)放到相關單位；
⑤外購件發(fā)至工地由施工員簽收，單據(jù)交由資料員復印兩份，一份存檔，一份工施工員保管，原件及時送回公司存檔。從單位發(fā)過來設備由施工員簽收，項目經理簽字確認。一份返回公司一份施工員管，復印一份資料員存檔。采購拉來的配件由施工員簽收打單據(jù)一式三份，一份采購帶回公司，一份施工員保管，另一份資料員存檔。
項目資料管理制度 10
一、各類技術資料必須裝訂成冊，由工程部內勤保管并編制詳細目錄。
二、資料室要有兩套完整的竣工驗收后的圖紙和設備技術資料，其中一套存檔作備用，另一套分發(fā)給工程部各主管工程師作管理之用。
三、檔案室的備用圖紙，如設備的規(guī)范、標準等，如要借用，必須填寫資料借用單，經工程部經理批準后方可借閱，但必須限期歸還。
四、工程部重要設備的`運行記錄，每月必須裝訂成冊，歸檔保存。如有破損應責成班組重新抄寫，保存期三年，記錄時須使用籃、黑墨水鋼筆或簽字筆，不得使用圓珠筆或鉛筆。
五、工程部班組值班記錄，須每月歸檔保存，保存期三年，記錄時須使用籃、黑墨水鋼筆或簽字筆，不得使用圓珠筆或鉛筆。
六、《報修工作單》每月裝訂成冊，歸檔保存，保存三年。
七、每一臺設備都必須建立設備臺賬卡，詳細記錄設備的生產廠家，各種性能、技術參數(shù)、安裝位置、調試驗收記錄，每次維修維護記錄，每次設備事故記錄等，臺帳記錄時須使用籃、黑墨水鋼筆或簽字筆，不得使用圓珠筆或鉛筆。
八、設備及系統(tǒng)技改圖紙、二次裝修圖紙資料等均需裝訂成冊，編制目錄。
項目資料管理制度 11
一、檔案資料的管理規(guī)定
1、為保證所有文件、合同、各類檔案資料能全面地保存并管理，同時也方便各部門有效地使用所有資料，公司的`文檔資料實行統(tǒng)一管理制度。
2、由運營中心負責公司所有文檔資料保存和管理工作。
3、各部門例會和重要會議均要有會議紀要并提交運營中心。
4、所有業(yè)務合同原件一式三份，一份交客戶，另兩份分別由業(yè)務部、財務部存檔，各業(yè)務部每月整理匯總合同清單。
5、圖書資料由各部門自己保管，但各部門需向運營中心提交清單，并在每次新增資料后及時向運營中心提交新增的資料清單。
二、文檔資料的主要范圍
1、公司所有重要文件包括決議、通知、通報、請示、報告、批復、公司信函、會議紀要、公告等；
2、公司的各種規(guī)劃、計劃、總結等資料；
3、各部門例會和重要會議的會議紀要；
4、員工個人檔案(員工信息表、個人簡厲、體檢表、身份證復印件、學歷復印件及其它相關重要證件的復印件)以及員工獎罰記錄、考勤記錄、借用設備記錄、績效考核等資料；
5、員工提案、述職報告等文字材料。
三、文檔資料的調用原則及規(guī)定
1、調用文檔要嚴格按照分級調用相關文檔的原則。
2、調用本部門文檔，須經本部門經理申批。
3、調用外部門文檔，經雙方經理同意并填寫有關調用文檔表格方可調用。
4、未經批準任何人不得擅自越級或跨部門調用文檔，違者按情節(jié)輕重予以處罰。
項目資料管理制度 12
1、安全監(jiān)理資料管理
(1)總監(jiān)理工程師負責督促檢查各專業(yè)監(jiān)理工程師收集整理有關安全資料；
(2)安全監(jiān)理資料按專業(yè)、分類收集整理，保持資料的及時性和準確性；
(3)安全監(jiān)理文件嚴禁使用復寫紙或用鉛筆、圓珠筆書寫和用修正液修正。
2、安全監(jiān)理文件的編制
(1)安全監(jiān)理規(guī)劃：總監(jiān)理工程師主持編制，專業(yè)監(jiān)理工程師參加，報公司技術負責人審批。
(2)安全監(jiān)理實施細則：專業(yè)監(jiān)理工程師編制，總監(jiān)理工程師批準；
(3)安全監(jiān)理報告：專業(yè)監(jiān)理工程師編寫，總監(jiān)理工程師審定；安全監(jiān)理報告應有以下內容：
a. 施工進度情況；
b. 建設單位發(fā)包的專業(yè)工程施工許可證辦理情況及總包單位分包的專業(yè)工程分包合同備案情況；總包及專業(yè)分包單位申領安全生產許可證情況及三類人員(企業(yè)主要負責人、項目負責人和專職安全生產管理人員)申領安全生產考核合格證情況；
c. 建設單位支付及施工單位使用專項安全措施費的情況；專項安全施工方案制訂、評審和實施情況；
d. 施工現(xiàn)場上月安全與文明施工狀況；
e. 監(jiān)理機構發(fā)出的有關施工安全隱患的《監(jiān)理工程師通知單》、《工程暫停令》等的整改情況；安監(jiān)機構發(fā)出的安全文明的整改情況或停工令的執(zhí)行情況；
f. 每項工程的第一次監(jiān)理報告，須報告建設各方現(xiàn)場安全管理機械組成名單及其聯(lián)系電話；建設、施工監(jiān)理機械主要安全管理人員有變動時，須報告變動情況；當有新進場的專業(yè)承包單位或分包單位時，須報告現(xiàn)場管理機械名單及聯(lián)系電話；
g. 危險性較大的分部分項工程施工安全狀況分析(必要時附照片)；
h. 安全生產問題及安全生產事故的調查分析、處理情況；
i. 存在總是及下作的計劃和措施；
j. 安全監(jiān)理月報屬區(qū)站監(jiān)督的，由項目監(jiān)理部直接報送；
k. 安全監(jiān)理月報屬市站監(jiān)督的，項目監(jiān)理部必須每月5日前送達工程部，由公司統(tǒng)一報送。
(4)安全監(jiān)理工作總結
安全監(jiān)理工作總結由專業(yè)監(jiān)理工程師編寫，總監(jiān)理工程師審定。安全監(jiān)理工作總結應有以下內容：
a. 工程施工安全生產概況；
b. 安全監(jiān)理保證體系運行情況；
c. 安全監(jiān)理目標實現(xiàn)情況；
d. 對施工過程中重大安全生產問題，安全事故隱患及安全事故的處理和結論；
e. 安全監(jiān)理工作效果及評價；
f. 必要的影像資料等。
(5)做好安全生產專項會議和工程例會的會議記錄，形成會議紀要并存檔。
(6)監(jiān)理資料必須真實、及時、完整，由安全監(jiān)理人員或資料員負責管理，按來源和性質分類立卷，存檔備查。
3、安全監(jiān)理資料包括：
(1)建設工程委托監(jiān)理合同；
(2)安全監(jiān)理規(guī)劃、安全監(jiān)理實施細則；
(3)施工單位安全管理體系，安全生產人員的崗位證書、安全生產考核合格證書、特種作業(yè)人員崗位證書及審核資料；
(4)施工單位的安全生產責任制、安全管理規(guī)章制度及審核資料；
(5)施工單位的專項安全施工方案及工程項目應急救援預案的.審核資料；
(6)安全監(jiān)理專題會議紀要；
(7)施工安全的監(jiān)理通知及回復單、工程暫信令及復工審批資料；
(8)安全事故隱患、安全生產問題的報告、處理意見等有關文件；
(9)安全監(jiān)理工作用表采用(廣東省建筑施工安全管理資料統(tǒng)一用表)。
4、協(xié)助建設單位、施工單位協(xié)商達成共識，制定現(xiàn)場安全管理獎懲辦法，管理現(xiàn)場安全施工的強制性措施。
5、在實施安全監(jiān)理的過程中，樹立嚴格的執(zhí)業(yè)作風，以書面文字作為傳遞、反饋、記錄各類信息的憑證，具可追溯性。
項目資料管理制度 13
1.總則
1.1為確保工程檔案的齊全、完整、準確、系統(tǒng)，確保檔案案卷合格率，使工程檔案管理順利達到《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》(GBT/50328-2001)的要求，特制定本制度。
1.2基本建設工程檔案資料是指在整個建設項目，從醞釀、決策到建成投產的過程中形成的有歸檔保存價值的文件資料，包括項目的提出、調研、可行性研究、評估、勘測、設計、施工、調試、生產準備、試運行、移交生產、竣工等工作活動中形成的文字材料、圖紙、圖表、聲像材料和其它載體的材料。
1.3基本建設工程檔案資料是國家、企業(yè)的寶貴財富，是勘測、設計、施工和管理人員的勞動結晶。依據(jù)《中華人民共和國檔案法》，各級人員做好文件材料的立卷歸檔工作是各自的義務和崗位職責，各級人員應對自己負責的項目所形成的、具有保存價值的文件材料，認真做好立卷歸檔工作，并確保檔案的完整性、準確性。
2.工程檔案管理制度
2.1檔案資料管理
2.1.1工程檔案資料工作是工程建設過程的一部分，應納入建設全過程管理并與工程建設同步。檔案資料室集中統(tǒng)一管理本工程全過程的技術檔案資料，對工程文件材料的形成、積累、收集、歸檔工作進行監(jiān)督、檢查，并負責工程技術檔案資料的接收和移交。
2.1.2為了便于各個管理環(huán)節(jié)的銜接，檔案資料室配備專職檔案員，為更好地管理好檔案資料，應配置必要的庫房、檔案裝具、檔案保護設施和辦公設備。
2.1.3工程建設中，各種技術資料交由檔案資料室統(tǒng)一管理發(fā)放，各有關部門和單位指定專人辦進領用手續(xù)。
2.1.4設備到貨后，由物資組匯同有關部門開箱驗收后，設備資料(歸檔的發(fā)給施工單位的)統(tǒng)交檔案資料室統(tǒng)一管理，造冊登記并建立收發(fā)明細帳。各單項工程總體驗收由檔案資料室對其各種技術文件和竣工資料進行查驗，各項工程竣工決算的最后付款必須由檔案資料室對竣工資料簽收合格后支付。
2.1.5購置技術資料、圖書、標準由檔案部門統(tǒng)一申請，經批準后按計劃辦理，或委托有關部門自行辦理。凡購置技術資料、圖書、標準的報銷憑證，一律由檔案室簽收后方可辦理報銷手續(xù)。
2.2歸檔文件的質量規(guī)定
2.2.1凡合同、協(xié)議等文件材料均應為正本(即必須有各方代表符合規(guī)定的親筆簽名，有單位蓋章欄目的還必須加蓋單位公章歸檔，簽字方不能用副本或復印件歸檔)。
2.2.2施工技術記錄、工程簽證單、試運記錄、材料半成品試驗單、設計修改通知單(含工程聯(lián)系單)等表格和數(shù)據(jù)均應用70g以上的白色書寫材料書寫并原件(如表式為復印件，數(shù)據(jù)雖用合格材料書寫也不能作為原件；驗收簽證單中的各方人員必須簽名齊全，不能以蓋章或打印件代替簽名)歸檔。
2.2.3調試措施，方案和報告等均應為油印件或激光打印機打印件，不能用復印件或普通色帶打印件，以保證字跡的耐久性。
2.2.4主送和抄送本單位的文件材料均應以紅頭文件(不能用復印件)歸檔。
2.2.5書寫規(guī)定
A)書寫字跡工整，圖樣清晰。
B)書寫墨水應為碳素墨水，嚴禁用圓珠筆或鉛筆書寫。
C)文件書寫格式應用橫行排列，文件段落，章節(jié)編排，按有關文件編寫要求；漢字簡化應符合國家頒發(fā)的有關規(guī)定。
2.2.6書寫材料的大小尺寸應規(guī)范，裝訂邊空白間距應為25mm，裝訂邊空白間隙內不能進行書寫和留有信息。
3.工程文件收發(fā)及管理規(guī)定
為加強工程文件收發(fā)管理，理順傳遞關系，并按工程進度作好工程文件的提供利用，特制定本制度。
3.1工程文件接收
3.1.1各單位提供給工程部的工程文件(工程技術文件、圖紙資料)由檔案資料室統(tǒng)一接收；上級黨政主管機關所發(fā)的行政及黨務方面的文件由辦公室統(tǒng)一接收。
3.1.2工程部其它部門或個人從外單位帶回或通過其它途徑收到的工程文件，一律交檔案資料室。
3.1.3設備文件，物資組匯同有關部門對設備開箱驗收后，及時將設備資料立卷歸檔；設備文件資料由檔案資料室統(tǒng)一歸口發(fā)放給有關單位。
3.1.4檔案資料室對接收的工程文件資料，必須進行數(shù)量和外觀質量檢查，發(fā)現(xiàn)問題應及時通知寄發(fā)單位補發(fā)。
3.1.5檔案資料室對接工程文件應及時建立工程文件接收總登記帳和分類帳(簿式臺帳和電子臺帳)，并能利用計算機進行各類工程文件的查詢檢索。
3.1.6登記完畢的工程文件，應及時予以處理，在保證歸檔份數(shù)后，應按工程部領導審定的工程文件分發(fā)表及時分發(fā)給有關單位和部門。
3.1.7對接收的密級文件資料，要嚴格按保密規(guī)定妥善收存，并認真執(zhí)行密級文件資料的借閱規(guī)定。
3.1.8檔案資料室僅對歸檔的工程文件資料實施整編作業(yè)，并建立檔案登錄總登記帳和分類登記帳；對分發(fā)各部門的工程文件資料不進行整編作業(yè)。
3.2工程文件資料發(fā)放
3.2.1分發(fā)外單位和部門的工程文件資料由檔案資料室統(tǒng)一歸口辦理。
3.2.2呈送上級單位的工程文件由工程部領導確定發(fā)放單位和數(shù)量。
3.2.3檔案資料室按工程部領導審定的施工圖分發(fā)表、設備資料分發(fā)表分發(fā)工程文件資料(當工程施工圖、設備資料份數(shù)有限時)，檔案資料室僅提供施工單位一套或二套文件，不足部分施工單位可委托檔案資料室向設計院提出增加施工圖供應數(shù)量；設備資料文件不足部分，由施工單位自行聯(lián)系復制，復制的設備資料應加蓋“復制件”印章。
3.2.4分發(fā)的圖紙資料應建立資料分發(fā)臺帳，資料分發(fā)臺帳應留存?zhèn)洳椤?/p>
3.2.5為避免工程文件資料分發(fā)過程中可能出現(xiàn)的錯發(fā)現(xiàn)象，圖紙、資料領取單位應指定領取人名單，并書面通知檔案資料室；檔案資料室按指定名單發(fā)放工程文件資料。
3.3設計修改通知單、工程聯(lián)系單、傳遞及管理規(guī)定
3.3.1設計修改通知單、工程聯(lián)系單統(tǒng)一由檔案資料室按設計修改通知單、工程聯(lián)系單中所指定的部門及時傳遞并建立簽收記錄。
3.3.2設計修改通知單、工程聯(lián)系單原件一律及時交檔案資料室歸檔保存，工程結束后由檔案資料室向設計院提供全部設計修改通知單、工程聯(lián)系單的復印件供設計院編制竣工圖。
3.3.3凡涉及設計修改、變更，檔案資料室應及時在歸檔圖紙的副本對應卷冊圖紙目錄上加蓋設計修改印章，并將變更單復印件及時放入卷冊內。
4.檔案部門職責
參建單位(總承包、發(fā)包、建設、設計、施工、監(jiān)理、承辦單位)應按各自的職責，將負責承建、承辦的項目文件材料進行收集、積累、整理，按照歸檔要求移交建設單位。
項目實行總承包的，由總承包單位負責對其總包項目的文件從形成到編制的全過程進行監(jiān)督、檢查與指導。并負責組織、協(xié)調分包單位的歸檔工作。按規(guī)定向建設單位提交全套完整、準確系統(tǒng)的符合檔案規(guī)范標準的項目檔案。
由建設單位分別向幾個單位發(fā)包的，由各承包單位負責收集、積累、整理其承包項目的全部文件。
建設單位各機構：負責對形成或收到的有關建設項目的前期、設備技術、工藝、涉外、專利及商檢索賠、竣工、試運行及驗收等全部項目檔案進行收集、組織及匯總整理。
設計單位：負責對形成的基礎材料和項目設計等文件進行收集、積累、整理。
施工單位：整理現(xiàn)場的譯文及安裝、調試形成的非標準圖、(竣工圖)、設計變更、試運行及維護、工程事故處理文件。
監(jiān)理單位：負責對各參建單位在工程建設中文件的形成及竣工檔案的編制進行監(jiān)督與審核，特別是對竣工圖完整、準確、系統(tǒng)進行監(jiān)督和審查。負責收集、積累、整理、歸檔項目監(jiān)理文件。建設單位委托監(jiān)理單位負責監(jiān)督、檢查項目文件的收集、積累和完整、準確、系統(tǒng)情況，并審核、簽署。同時向建設單位提交有關專項報告。驗證材料及其他監(jiān)理文件。
試運行單位：負責收集、積累、整理在生產技術準備和試運行中形成的文件。
施工單位歸檔范圍
負責提交施工，安裝全部技術記錄(含隱蔽工程的各種資料)。
負責提交分部試運記錄及驗收簽證書。
負責提交分部試運階段的方案、措施。
負責提交移交試生產前的消缺記錄。
負責提交全部機組建設期間的工程聯(lián)系單及總結。
負責提交檔案歸檔的目錄清單(含電子版目錄)。
調試單位歸檔范圍
負責提交所承擔的調試項目的調試方案、措施與調試報告等。
負責提交調試過程中設備缺陷處理記錄。
負責提交調整試運質量驗評表。
負責提交調試過程中變更設計資料及調試工作總結。
負責提交檔案歸檔的.目錄清單(含電子版目錄)。
設計單位歸檔范圍
負責提交項目(工程)各設計階段的設計文件。
負責提交全部設計修改通知單。
負責按時提交全套完整的竣工圖(一式八份)。并切實執(zhí)行竣工圖編制的有關規(guī)定。
負責按時提交符合國家檔案局相關制度的全套完整的竣工圖光盤一套
負責提交設計總結。
負責提交檔案歸檔的目錄清單(含電子版目錄)
質量監(jiān)督部門(質量監(jiān)督中心站與質量監(jiān)督站)
監(jiān)理部門歸檔范圍
負責提交監(jiān)理過程中形成的有關工程質量，工期、投資監(jiān)理等方面的全部文件材料。
監(jiān)理各專業(yè)負責人對施工單位、調試單位、質量監(jiān)督部門的歸檔案卷實施審查，對被監(jiān)理單位歸檔文件的完整性、準確性、系統(tǒng)性負責，并在案卷內備考表審核人欄簽署。
負責提交設計、施工、安裝、調試等單位歸檔完整齊全的證明材料。
對不符合歸檔要求檔案的處理：
對各單位提供的不符合規(guī)定的案卷和案卷內的文件，檔案資料室有權退回立卷歸檔單位，立卷歸檔單位應按檔案管理的有關規(guī)定進行整改，直至提交符合規(guī)定要求的案卷及案卷文件材料。
凡因工程文件材料歸檔不完整，不符合有關歸檔規(guī)定者，不能進行工程決算，各項工程竣工決算的最后付款必須由檔案資料室對竣工資料簽收合格后支付。
工程檔案的鑒定和銷毀
1.對歸檔和發(fā)放后多余的工程文件和各部門使用后回收的圖紙資料，先由申請銷毀的部門登記造冊，再由檔案部門提出銷毀意見，報公司總工及經理批準后方可銷毀。
2.對各單位修改替代后的檔案，檔案部門應列出銷毀檔案清冊，提出銷毀報告，經公司總工及經理批準后實施，并對被銷毀檔案目錄進行清除。
3.檔案銷毀必須嚴格執(zhí)行保密規(guī)定，由保安部門確定銷毀地點。銷毀檔案時，檔案部門、保安部門均應指派專人監(jiān)銷，監(jiān)銷人必須在銷毀清冊一簽字，檔案銷毀清冊應存檔。
4.在鑒定銷毀檔案時，處于兩種保管期限之間的檔案，一律從長處理。
其它
工程檔案的分類、編目、按本工程檔案分類編號辦法及規(guī)定執(zhí)行。
檔案、資料、圖書的提供利用，按本工程檔案、資料、圖書借閱規(guī)定執(zhí)行。
工程聲像檔案的整理編目按本工程聲像檔案管理辦法執(zhí)行。
檔案庫房管理按本工程檔案庫房管理規(guī)定執(zhí)行。
公司各職能部門工程文件材料立卷歸檔按公司各職能部門基建文件材料立卷歸檔范圍、歸檔時間的規(guī)定執(zhí)行
5.聲像檔案管理辦法
5.1建設工程聲像檔案主要是指在城市規(guī)劃、建設、管理活動中直接形成的，具有保存價值的照片、底片(包括反轉片)、影片、錄像帶、光盤及磁性載體，以聲像為主，輔以文字說明的歷史記錄。
5.2建設單位應向城建檔案管理機構報送的聲像檔案主要有：建設工程的照片檔案、錄像檔案和相應的文字說明。
5.3照片檔案應符合以下要求：
(1)主體明確、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁；
(2)能體現(xiàn)工程竣工后的外觀、設計特色、地理位置；
(3)以傳統(tǒng)感光材料為載體的照片需報送底片、正片(照片)；
(4)使用數(shù)碼相機拍攝，其影像不能進行后期加工，光學分辨率不得小于400萬有效像素(不允許插值)。
5.4錄像檔案應符合以下要求：
(1)主題明確、內容連貫簡潔、影像清晰、鏡頭平穩(wěn)；
(2)需注明工程項目所在的地理位置、外觀、周圍環(huán)境、人防設施、消防設施、水電設施、保安設施、標準房、標準層、設計特色、建筑特色等；
(3)報送第一代素材錄像帶，以及編輯后成品帶或光盤(DVD或以上素質的格式)。
文字說明包括：工程名稱、建設單位名稱、設計單位、施工單位、地點、開工日期、竣工日期、投資額、占地面積、建筑面積、結構、層數(shù)、攝影日期、攝影者等。
6.檔案、資料、圖書借閱制度
本公司全部文書、技術檔案及資料均可借閱、利用。本著既能保守檔案機密，又能充分發(fā)揮檔案、資料為水利建設發(fā)展服務的效益，凡因工作需要借閱者，須辦理下列手續(xù)：
6.1借閱檔案、資料一般只需由本人填寫借閱登記即可(注明：用途、領用時間、歸還時間)。歸還時管理人員要對其檢查之后方可歸檔。
6.2借閱檔案、秘密技術檔案和資料，須填寫借閱單，經部門經理簽字同意即可。
6.3絕密文書、技術檔案和資料一般不借出、不復制、不攝影，如確因工作需要，應在借閱單上注明范圍、內容、用途，先經部門經理同意，主管副總批準、檔案人員只能按其范圍、要求、內容提供利用。
6.4外單位人員借閱檔案、資料者，憑單位介紹信，信上要注明查閱范圍、內容、用途，屬機密、絕密檔案或資料，應主管副總同意，總經理批準方能借閱。
6.5借閱的檔案材料要妥善保存，不得損壞、勾劃、刪改、加注、拆頁等。借閱人必須妥善保管，防止丟失和泄密。未經同意，不得復印、抄錄和轉借，不能見檔案內容公開出去。如遇丟失，要及時寫出丟失報告，在沒有做出處理前停止借閱。
6.6借閱時間在兩周以內，如需繼續(xù)使用可辦續(xù)借手續(xù)。對特殊情況需較長時間利用的要經主管副總批準，但年末要將所借檔案交到檔案室進行清點、核對后重新借出。對長期借閱檔案不歸還，又不說明原因，不辦理續(xù)借手續(xù)的，檔案人員要通知借閱部門負責人負責催還，否則對其整個部門暫停借閱。并嚴格按經濟責任制考核辦法執(zhí)行。
6.7凡借有檔案、資料者，在工作調動、單位撤銷、退職、退休、生病住院或借后暫不使用者，必須將檔案或資料退回檔案室，否則不能辦理調離手續(xù)。同時檔案室如因工作需要有權將檔案、資料調回檔案室。
7.設計修改通知單、工程聯(lián)系單管理規(guī)定
7.1設計變更制度
7.1.1應盡量減少施工中的設計變更與簽證，如若不可避免，按本制度執(zhí)行。
7.1.2各現(xiàn)場專業(yè)工程師要有強烈的責任心，嚴格履行自己的職責，把好工程質量關，并努力降低工程造價。在工程開工前，仔細研究圖紙，并組織圖紙會審，將施工圖中出現(xiàn)的問題提前解決，對工程圖紙不齊全的部分，需及時督促設計單位補充、修改圖紙。
7.1.3工程設計變更的具體經辦人是項目部技術負責人，具體負責與公司總工及使用單位、設計單位、施工承包單位聯(lián)系，并負責分發(fā)設計變更通知單。
7.1.4所有設計變更必須有文字記載，禁止口頭承諾。特殊情況下，可以先口頭承諾，事后必須在7日內補辦完設計變更通知單。
7.1.5設計院以郵寄、傳真等方式的設計變更資料，由項目經理負責簽收并報送工程部備確認案后，技術負責人轉發(fā)專業(yè)工程師組織實施。
7.1.6各專業(yè)工程師在接到設計變更資料后應當天分發(fā)到施工承包單位、監(jiān)理單位并監(jiān)督實施。
7.1.7設計變更的內容完成后三天內由分管的專業(yè)工程師填寫執(zhí)行結果，并報送項目經理審核。
7.1.8經審核的執(zhí)行結果備案登記，作為今后結算的依據(jù)。
7.2簽證管理制度
7.2.1簽證涉及到投資、工期等工程內容。為了做到有效控制工程造價和工期，所有現(xiàn)場管理人員在開工前須熟悉合同書、招投標文件，需審核施工單位提交的施工組織設計，嚴格控制現(xiàn)場簽證。
7.2.2發(fā)生合同中約定可以變更的情況或非施工單位原因造成的工程內容及工程量的增減經批準后，且在確保工程技術標準和質量標準保持不變的前提下，方能實施簽證。工程施工現(xiàn)場簽證由施工單位、工程監(jiān)理和項目部現(xiàn)場管理人員共同簽證，嚴禁事后補簽。
7.2.3現(xiàn)場簽證單由施工單位報送，經現(xiàn)場監(jiān)理工程師審核簽字蓋章后，由現(xiàn)場專業(yè)工程師和項目經理復核后，共同簽字并蓋章，簽證有效。
7.2.4一次性簽定金額在10萬元以內，或工期延誤在5天以內，由現(xiàn)場專業(yè)工程師審核后報項目經理審批。超出上述金額(或天數(shù))，項目經理需上報公司工程部經理，經工程部經理批準后方可簽證。如遇緊急情況，現(xiàn)場代表可先作處理，但必須按審批程序及時補辦簽證手續(xù)。
7.2.5工程使用材料的質量、價格如有特殊情況需簽證時，由工程監(jiān)理、項目部有關人員共同簽證，必要時可進行招標確定
7.2.6已審核同意的簽證，施工單位必須按期執(zhí)行，否則，造成的損失由施工單位承擔。由于施工單位對施工圖閱讀不仔細等原因造成的返工不予認可，因此延誤工期由施工單位負責。
7.2.7凡涉及到施工單位為評定優(yōu)質工程等需要，而增加的施工管理、技術設施和部分材料、人工的費用，應由施工單位自行承擔。
8.工程竣工圖編制管理規(guī)定
8.1編制竣工圖的形式和深度
8.1.1凡按圖施工沒有變動的，則由施工單位(包括總包和分包施工單位，下同)在原施工圖上加蓋“竣工圖”標志后，即作為竣工圖。
8.1.2凡在施工中雖有一般性設計變更，但能將原施工圖加以修改補充作為竣工圖的，可不重新繪制，由施工單位負責在原施工圖(必須是新藍圖)上注明修改的部分，并附以設計變更通知單和施工說明。加蓋“竣工圖”標志后，即作為竣工圖。
8.1.3凡結構形式改變、工藝改變、平面布置改變以及有其他重大改變，不宜再在原施工圖上修改、補充者，應重新繪制改變后的竣工圖。由于設計原因造成的，由設計單位負責重新繪圖；由于施工原因造成的，由施工單位負責重新繪圖；由于其他原因造成的，由建設單位自行繪圖或委托設計單位繪圖。施工單位負責在新圖上加蓋“竣工圖”標志并附以有關記錄說明，作為竣工圖。重大的改建、擴建工程涉及原有工程項目變更時，應將相關項目的竣工圖資料統(tǒng)一整理歸檔，并在原圖案卷內增補必要的說明。
8.1.4竣工圖一定要與實際情況相符，要保證圖紙質量，做到規(guī)格統(tǒng)一，圖面整潔、字跡清楚。不得用圓珠筆或其他易于褪色的墨水繪制。竣工圖要經承擔施工的技術負責人審核簽認。
8.2編制竣工圖的分工
8.2.1建設項目實行總包制的各分包單位應負責編制分包范圍內的竣工圖，總包單位除應編制自行施工的竣工圖外，還應負責匯總整理各分包單位編制的竣工圖。總包單位在交工時應向建設單位提交總包范圍內的各項完整、準確的竣工圖。
8.2.2建設項目由建設單位分別包給幾個施工單位承擔的，各施工單位應負責編制所承包工程的竣工圖，建設單位負責匯總整理。
8.2.3建設項目在簽訂承發(fā)包合同時，應明確規(guī)定竣工圖的編制、檢驗和交接等問題。
8.2.4建設單位應組織、督促和協(xié)助各設計、施工單位檢驗各自負責的竣工圖編制工作，發(fā)現(xiàn)有不準確或短缺時，要及時采取措施修改和補齊。
8.3竣工圖編制的套數(shù)大中型項目、重要公用工程和其它特殊性項目的竣工圖至少應編制三套，一套送城建檔案部門歸檔，二套由生產或使用單位保存。一般小型項目至少編制二套，一套送城建檔案部門歸檔，一套由生產或使用單位保存，作為維護、改造、擴建的依據(jù)。項目竣工圖套數(shù)應該在簽訂施工合同時明確規(guī)定。
8.4竣工圖編制費用
竣工圖編制費用以第二條的分工及第三條規(guī)定的套數(shù)為基準，增加部分的費用由籌建單位負責。竣工驗收后需要復制的，復制費用由使用單位負責。
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