酒店電傳服務(wù)管理制度
在快速變化和不斷變革的今天，我們每個(gè)人都可能會(huì)接觸到制度，制度是各種行政法規(guī)、章程、制度、公約的總稱。那么制度的格式，你掌握了嗎？以下是小編為大家整理的酒店電傳服務(wù)管理制度，希望能夠幫助到大家。
1.發(fā)電傳服務(wù)
(1)接待
①客人來電傳室發(fā)電傳時(shí)，要熱情接待;
②測覽電傳底稿，向客人詢問不清楚的地方，若有字跡不清的地方，可禮貌地請客人重抄或代客人改正，并主動(dòng)幫助客人作孔;
③作孔要按電傳的格式作，如客人要求自己作孔，可禮貌地引導(dǎo)客人在指定的機(jī)器上作;
④為客人辦理電傳手續(xù)要周到細(xì)致，根據(jù)實(shí)際情況，提醒客人是否需要寫上房號(hào)、寫字樓或代轉(zhuǎn)人。
(2)檢查、核對(duì)
①作孔完后，重做一次紙條后再交給客人核對(duì)，若客人有所更改，應(yīng)重新改放一次紙條，再一次讓客人核對(duì)無誤，直至認(rèn)為可以發(fā)出為止;
②禮貌地請客人詳細(xì)填寫電傳掛號(hào)單，內(nèi)容必須包括被叫用戶號(hào)碼和回答代碼、被叫用戶所在地名及叫用戶姓名、房號(hào)或住址等;
③檢查客人自己作孔的紙條及電傳掛號(hào)單是否完整;
④根據(jù)用戶所在地名，查閱國家或地域代號(hào)，安放代發(fā)紙條，切不可倒放。
(3)發(fā)放電傳
①按動(dòng)呼叫鍵，啟動(dòng)后先按字符鍵，再打出被叫用戶號(hào)碼;
②仔細(xì)核對(duì)對(duì)方發(fā)回的號(hào)碼及回答代碼，如有疑問，應(yīng)請客人親自過目，認(rèn)為可以后方可按“圍行”“升行”鍵發(fā)報(bào);
③通報(bào)完畢前，詢問客人是否要等候?qū)Ψ交卮鸹虬l(fā)電，是否還要隨機(jī)電傳其他東西;
④通報(bào)完畢，按動(dòng)“+”鍵，以再次證實(shí)線路始終完好，然后發(fā)出酒店電傳機(jī)號(hào)碼代號(hào)，收線前按動(dòng)字母鍵，打出四個(gè)“mm-mm”;
⑤把通報(bào)時(shí)間、發(fā)出時(shí)間、發(fā)報(bào)機(jī)位及操作人的工號(hào)填寫于掛號(hào)單上，并請客人到收款處付款;
⑥加蓋電傳流水號(hào)，并收費(fèi)。
2.收電傳服務(wù)
(l)檢查收受來報(bào)
①檢查來報(bào)是否有收報(bào)人名址;
②要求發(fā)電傳單位提供名址;
③等來報(bào)完全輸出后將電文小心地撕下來。
(2)登記
①記錄發(fā)來電傳的時(shí)間;
②填上經(jīng)手人工號(hào);
③加蓋電文編號(hào);
④按要求逐項(xiàng)記錄在送報(bào)登記本上。
(3)分送電傳
①收到客人電傳要及時(shí)送給有關(guān)的客人或單位;
②送電傳人簽名;
③電傳電文紙送達(dá)客人或單位時(shí)要登記送達(dá)時(shí)間，并請收件人在送報(bào)登記本上簽名;
④送報(bào)登記本交回電傳室。
3.收發(fā)電傳崗位責(zé)任
(1〕錯(cuò)發(fā)電傳，如屬發(fā)報(bào)人沒有對(duì)清楚電傳號(hào)碼及ANSWERBACK由值班員負(fù)責(zé);
(2)電傳發(fā)完后，如因值班人員忘記取得對(duì)方的ANSWERBACK而客人拒絕付款或要求重發(fā)，由值班員負(fù)責(zé);
(3)局名本上查無此收報(bào)局名，或因違反收報(bào)人名址書寫規(guī)定而引起的“收報(bào)人名址不全”之差錯(cuò)，由營業(yè)員負(fù)責(zé);
(4)名址電文部分漏打括號(hào)或沒對(duì)“不能直接拍發(fā)的符號(hào)”進(jìn)行妥善的加工而引起的差錯(cuò)，由營業(yè)員、打報(bào)員分別承擔(dān)責(zé)任。
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