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大廈客服部內(nèi)部檔案管理制度
在日新月異的現(xiàn)代社會中，制度使用的情況越來越多，制度是指一定的規(guī)格或法令禮俗。那么制度的格式，你掌握了嗎？下面是小編為大家收集的大廈客服部內(nèi)部檔案管理制度，歡迎閱讀與收藏。
A、文件資料的形成與歸檔
1、資料的形成：
各部工作中形成的具有保存價值的文件資料都必須歸檔；
B、資料的歸檔：
1、文件資料的歸檔范圍
①物業(yè)管理
●清潔衛(wèi)生管理
●綠化管理
●值班記錄
●樓宇巡檢記錄
②其他資料
2、歸檔要求
①歸檔的文件資料在紙張、格式上符合公司要求，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨筆等書寫材料。
②歸檔的文件材料要完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確、真實(shí)。
③歸檔的文件必須是原件。
④保管歸檔文件資料之間的歷史聯(lián)系，并進(jìn)行科學(xué)分類、立卷和編目編號。檔案目錄應(yīng)編制總目錄、案卷目錄、卷內(nèi)目錄。
⑤案卷題名應(yīng)確切反映卷內(nèi)文件的內(nèi)容，并區(qū)分保管期限。
⑥所有文件資料必須及時歸檔。
3、每月底進(jìn)行一次庫藏檔案清理，核對和保管質(zhì)量的檢查工作，做到帳物相符。對破損或變質(zhì)檔案，要及時修補(bǔ)和復(fù)制。
4、檔案的接收、轉(zhuǎn)移、外借必須履行登記手續(xù)，借出檔案須在規(guī)定時間內(nèi)歸還。
C、檔案借閱
1、公司員工都應(yīng)重視保護(hù)檔案，并按閱檔批準(zhǔn)權(quán)限辦理手續(xù)后借閱有關(guān)檔案。
2、文書檔案只閱不借。
3、所借檔案不得隨意折疊和拆散，嚴(yán)禁對檔案隨意更改、涂寫。
4、服從管理人員的管理，在借閱范圍內(nèi)借閱，保密檔案不供查閱。
5、借出與歸還檔案時，應(yīng)辦理清點(diǎn)、簽名登記手續(xù)，由檔案管理人員和借閱者當(dāng)面核對清楚。
6、檔案如有丟失、損壞或機(jī)密材料泄密，須立即寫出書面報(bào)告，按情節(jié)追究當(dāng)事人的法律和行政責(zé)任。
7、調(diào)離公司的人員必須清理移交，歸還借閱檔案及該歸檔的資料，方可辦理調(diào)離手續(xù)。
D、檔案管理人員職責(zé)
1、忠于職守，嚴(yán)格遵守公司檔案管理制度及本細(xì)則，積極開展工作。
2、負(fù)責(zé)收集、接收本公司各業(yè)務(wù)、管理等檔案資料，做好職守、補(bǔ)充、配套、保管和提供查閱。
3、及時立卷歸檔，編制總目錄，卷內(nèi)目錄，編排入檔。要熟悉管理的檔案，協(xié)助查閱檢索。
4、熟練掌握計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫軟件系統(tǒng)的操作和運(yùn)用。
5、妥善管理檔案，嚴(yán)格執(zhí)行檔案供閱制度，建立借閱登記，對供出資料按期催還。
6、定期清理，由次年初進(jìn)行全部檔案的清理核對。核對后將公司所有檔案集中存放、保管。
7、嚴(yán)守機(jī)密，確保檔案安全；完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作。
E、公司內(nèi)外檔案文件管理：
1、公司內(nèi)部的各種檔案應(yīng)按照部門進(jìn)行分開存檔。
2、公司對外部相關(guān)單位的文件應(yīng)與公司內(nèi)部文件分開，每個單位都應(yīng)有一個獨(dú)立的檔案。
3、所有存入檔案應(yīng)按照日期先后進(jìn)行存檔，并做好檔案目錄，以便查找。
4、相關(guān)檔案存放一年后，應(yīng)統(tǒng)一放進(jìn)檔案袋封存，以便日后復(fù)查。
F、檔案銷毀
1、如有任何文件無需繼續(xù)存放，需做銷毀處理，不可隨意亂丟。
2、保密文件（如租戶檔案等）應(yīng)使用碎紙機(jī)處理，如是普通文件且文件較多，應(yīng)撕毀后處理。
3、所有存檔的文件均應(yīng)定期進(jìn)行檢查，以避免文件受潮或有蛀蟲、腐蝕等問題出現(xiàn)。
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