2015企業(yè)公文寫作基礎(chǔ)知識
企業(yè)公文是在生產(chǎn)經(jīng)營和行政管理等過程中形成的具有強(qiáng)制執(zhí)行效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書，是傳達(dá)貫徹黨和國家的方針、政策，貫徹落實(shí)企業(yè)戰(zhàn)略部署、經(jīng)營方針，發(fā)布規(guī)章制度，施行行政措施，請示和答復(fù)問題，指導(dǎo)、布置和商洽工作，報(bào)告情況和進(jìn)行經(jīng)營活動(dòng)等的重要工具和歷史資料。
一、 公文種類
公文種類主要分為：決定、通知、通報(bào)、通告、報(bào)告、指示、請示、批復(fù)、意見、公函、會議紀(jì)要等種類。
(一)決定 適用于對重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員。
(二)通知 適用于批轉(zhuǎn)所屬部門/公司的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級主管部門和不相隸屬單位公文;發(fā)布規(guī)章制度;要求所屬部門/公司辦理和需要周知或共同執(zhí)行的事項(xiàng);任免干部等。
(三)通報(bào) 適用于表彰先進(jìn)，批評錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或情況。
(四)通告 適用兩個(gè)方面：一是公布應(yīng)當(dāng)遵守的事項(xiàng)，其內(nèi)容帶有明顯的法制性、規(guī)定性，有關(guān)單位和個(gè)人都必須嚴(yán)格執(zhí)行;二是公布應(yīng)知的事項(xiàng)，其內(nèi)容只有告知性。
(五)報(bào)告 適用于向上級主管部門匯報(bào)工作、反映情況、提出意見或建議，答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問。
(六)指示 適用于對下級布置重要工作，同時(shí)要闡明工作活動(dòng)的原則時(shí)。
(七)請示 適用于向上級主管部門請求指示、批準(zhǔn)。
(八)批復(fù) 適用于答復(fù)所屬部門/公司、群眾組織請示事項(xiàng)。
(九)意見 適用于對重要問題提出意見和處理辦法。
(十)公函 適用于不相隸屬單位之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)某一事項(xiàng)或某些業(yè)務(wù)性、臨時(shí)性的問題等。
(十一)會議紀(jì)要 適用于記載、傳達(dá)會議情況和議定事項(xiàng)。
二、公文格式
公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等部分組成。
(一)涉秘公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明密級和保密期限，其中，“絕密”、“機(jī)密” 級公文還應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號。
(二)緊急公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)緊急程序分別標(biāo)明“特急”、“急件”。
(三)發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱;聯(lián)合行文，主辦機(jī)關(guān)排列在前。
(四)發(fā)文字號應(yīng)當(dāng)包括機(jī)關(guān)代字、年份、序號。聯(lián)合行文，只標(biāo)明主辦機(jī)關(guān)發(fā)文字號。
(五)上行文應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人、會簽人姓名。其中，“請示”應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。
(六)公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類，一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號。
(七)主送機(jī)關(guān)指公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。
(八)公文如有附件，應(yīng)當(dāng)注明附件順序和名稱。
(九)公文除“會議紀(jì)要”和以電報(bào)形式發(fā)出的以外，應(yīng)當(dāng)加蓋印章。聯(lián)合上報(bào)的公文，由主辦機(jī)關(guān)加蓋印章;聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)都應(yīng)當(dāng)加蓋印章。
(十)成文日期要用漢字將年、月、日標(biāo)全，“零”寫為“O”。成文時(shí)間以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的時(shí)期為準(zhǔn);聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)單位領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)時(shí)期為準(zhǔn);干部任免以會議通過日期為準(zhǔn)。
(十一)公文如有附注(需要說明的其他事項(xiàng))，應(yīng)當(dāng)加括號標(biāo)注。
(十二)公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)內(nèi)容標(biāo)注主題詞，主題詞應(yīng)控制在5個(gè)詞組之內(nèi)。
(十三)抄送機(jī)關(guān)指除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。
(十四)文字從左至右橫寫、橫排。公文用紙一般采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型 (210mm×297mm)，左側(cè)裝訂。張貼的公文用紙大小，根據(jù)實(shí)際需要確定。
三、行文要求
(一)行文應(yīng)當(dāng)注重必要性和實(shí)效性，堅(jiān)持少而精的原則。
(二)行文關(guān)系根據(jù)職權(quán)范圍、隸屬關(guān)系確定，一般不得越級請示或報(bào)告。
(三)“請示”應(yīng)當(dāng)一文一事，只寫一個(gè)主送單位。如需要同時(shí)送其他單位，應(yīng)用抄送形式，原則上不得同時(shí)抄送下屬單位。
(四)報(bào)告不得夾帶請示事項(xiàng)。
(五)主送上級主管單位的公文，用“請示”或“報(bào)告”;向無隸屬關(guān)系的有關(guān)部門洽談工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準(zhǔn)等，行文用“函”，只主送一個(gè)單位，其他有關(guān)單位抄送。
四、草擬公文應(yīng)注意以下事項(xiàng)
(一)內(nèi)容要符合國家的法律、法規(guī)，符合黨的方針、政策，符合上級主管部門和本企業(yè)的有關(guān)規(guī)定和實(shí)際。
(二)情況確實(shí)、觀點(diǎn)明確、條理清楚，層次分明，文字精煉，用詞恰當(dāng)，標(biāo)點(diǎn)準(zhǔn)確，篇幅力求簡短。行文關(guān)系恰當(dāng)，公文格式得當(dāng)，使用規(guī)范化簡稱。
(三)涉及國家秘密和企業(yè)秘密事項(xiàng)的公文要依據(jù)《中華人民共和國保守國家秘密法》規(guī)定，準(zhǔn)確劃定密級，按要求明確標(biāo)明密級及保密期限。
(四)人名、地名、數(shù)字、行文要準(zhǔn)確。時(shí)間應(yīng)寫具體的年月日。引用公文先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號。
(五)行文要使用國家法定計(jì)量單位。數(shù)字，除成文時(shí)間、部分結(jié)構(gòu)層次、序數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為語素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼。
(六)公文中章節(jié)序數(shù)的寫法一般按下列順序排列：第一層為“一”，第二層為“(一)”，第三層為“1”，第四層為“(1)”。
(七)文稿一律用鋼筆、簽字筆書寫或計(jì)算機(jī)打印稿，原稿一并附后。
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